Оказать материальную помощь ВАЛЯСИНУ Сергею Николаевичу, сторожу, в размере 10000 (десяти) тысяч рублей. Бухгалтерии произвести выплату материальной помощи за счет средств, направленных на социальные выплаты работникам. А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236). ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам. Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме.
Приказ об оказании материальной помощи
Законодатели усилили ответственность за нарушение сроков хранения документов в организации. Скачайте таблицу со сроками на 2024 год, она поможет избежать штрафов. I. Указания по применению Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. 1. Общие положения. Наиболее употребительным является срок хранения в 5 лет. Утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
Приказы по личному составу – их формирование и хранение
Сертификат соответствия, декларация о соответствии 3 года 1 1 После истечения срока действия сертификата, декларации 65. Договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия 5 лет 1 1 После истечения срока действия декларации 66. Реестры сертификатов соответствия Постоянно 1 1 Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и нормативными правовыми актами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения 67. Документы предложения, обоснования, расчеты о совершенствовании деятельности аппарата управления 5 лет ЭПК 68. Документы анализы, сводные таблицы и графики мониторинги движения цен на рынке, справки, доклады, сведения, анкеты, тесты, интервью о маркетинговых исследованиях 5 лет ЭПК Документы буклеты, плакаты, фото-, фоно-, видеодокументы, информации, заявки, переписка по рекламной деятельности организации 5 лет ЭПК Переписка по основной профильной деятельности 1 5 лет ЭПК 1 Не указанная в отдельных статьях Перечня 1.
Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено. Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе.
В схеме 1 — задачи, решаемые экспертной комиссией. Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива от 07.
В него нужно внести изменения или отменить, если окажется, что его издали ошибочно. Отменить можно любое ранее изданное распоряжение, если для этого есть основания.
В Справочнике кадровика читайте, как на примере знакомых вам ситуаций сделать это правильно и какие документы при этом оформить. Сможете избежать претензий сотрудника и суда, если сотрудник решит составить иск.
Здесь же перечисляют должностных лиц, ответственных за ознакомление с документом и контроль его исполнения; подпись руководителя. Вы можете самостоятельно определить, какие приказы составлять по унифицированной форме, а какие — по своей собственной. Закон не запрещает одновременно использовать обе формы.
Например, распоряжение о приеме на работу можно составить по форме Т-1, а для приказа об увольнении утвердить свою, более удобную форму. В ней можно предусмотреть графу для количества дней неиспользованного отпуска при увольнении. Оформление приказов по личному составу, как правило, поручают кадровой службе организации.
Сколько нужно хранить документы по зарплате в 2021 году
C января 2017 г. Смотри кадровый документооборот в таблице ниже. Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций.
Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ Допустим, акт составлен 29. Определим срок его хранения: Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года налоговый период по НДС , т. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т.
Выбираем самую последнюю дату — это 31. После нее документ можно уничтожить. О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения акт ».
Или уничтожить, если сотрудник откажется их забирать. Копию трудовой книжки оставить в личном деле можно. Типовой перечень сроков хранения договоров и соглашений Документ.
Подчеркнем, что это желательные, но не обязательные документы, представление которых требуется согласно ТК РФ или нормативным актам. Тем не менее если на их основе планируется освобождение от уплаты НДФЛ или взносов в ФСС, грамотное соблюдение процедуры — в интересах как работника, так и администрации организации. Какая унифицированная форма подходит в качестве образца. Выплатить материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением экономисту Кабанову К. Выплатить материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением маляру Петровой П. Документы и основания для составления приказа об оказании и выдаче помощи Перечень оснований и порядок выделения помощи должны определяться положением, действующим в организации. При этом заинтересованному работнику потребуется подать заявление с просьбой оказать необходимую помощь, а также документы, подтверждающие факты, которые легли в его основу. Причина подобной бюрократической проволочки не в отсутствии доверия к работнику, а в требованиях ст.
виды приказов
Это гарантирует возможность предоставления доказательств в случае проверок со стороны контролирующих органов или возникновении конфликтов с работниками. Сколько времени хранятся приказы о материальной помощи к отпуску? Вопрос о сроке хранения приказов о материальной помощи к отпуску имеет свое законодательное регулирование. Согласно действующему законодательству, приказы о материальной помощи к отпуску должны храниться в организации в течение пяти лет с момента их получения. Этот срок хранения обусловлен необходимостью обеспечения доступности и возможной проверки соответствия документов фактическому состоянию дел. За указанный период работодатель вправе запросить необходимые документы у сотрудника или предоставить их в случае необходимости органам надзора и контроля.
Следует отметить, что хранение приказов о материальной помощи к отпуску может быть осуществлено как электронным, так и бумажным способом. В случае использования электронного документооборота, необходимо обеспечить сохранность электронных копий, их доступность и возможность восстановления при потере. Важно помнить, что срок хранения приказов о материальной помощи к отпуску может быть продлен по решению руководителя организации или в соответствии с требованиями законодательства.
К такому мнению пришли специалисты Росархива. Работники могут быть привлечены к работе в выходные и нерабочие праздничные дни с их письменного согласия и на основании письменного распоряжения работодателя ст.
Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в повышенном размере. В Росархиве обратили внимание на то, что сведения, которые содержатся в приказах, издаваемых работодателем в соответствии со ст.
Документы, подтверждающие расходы на обучение, организации на ОСН нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физлица, обучение которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет п. Исключение сделано и в отношении документов, подтверждающих расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации. Такие документы организации на общем режиме налогообложения должны хранить в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и одного года работы физлица, прохождение независимой оценки квалификации которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, но не менее 4 лет п. Определяя срок хранения налоговых документов включая документы по страховым взносам не стоит забывать и про вышеупомянутый Перечень.
Использовать специализированные папки и конверты для хранения и перевозки документов. Для обеспечения защиты от повреждений рекомендуется использовать архивные папки с противоударной оболочкой.
Проводить регулярные проверки сохранности документов. Для этого можно назначить ответственного сотрудника, который будет периодически проверять наличие и состояние приказов о материальной помощи. Обеспечить конфиденциальность приказов. Следует предусмотреть меры безопасности, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к информации в приказах. Например, использовать шифрование или парольную защиту для доступа к электронным версиям документов. Внедрение указанных мер позволит обеспечить сохранность приказов о материальной помощи к отпуску и предотвратить возможные негативные последствия для организации. Список документации, подлежащей хранению вместе с приказами Заявления о предоставлении материальной помощи к отпуску от сотрудников. Расчеты материальной помощи, выполненные отделом кадров или бухгалтерией.
Утвержденные комиссией по предоставлению материальной помощи документы, подтверждающие правильность расчетов. Справки или документы, подтверждающие основание для предоставления материальной помощи, например, медицинские заключения или справки о внезапной смерти родственника. Запросы и ответы от сторонних организаций, если они были связаны с предоставлением материальной помощи например, запросы о состоянии здоровья или причинах смерти. Протоколы или заключения комиссии по предоставлению материальной помощи, которые утверждают решение о предоставлении помощи. Все эти документы должны быть упорядочены и храниться вместе с приказами о материальной помощи к отпуску. Это не только облегчит проверку и контроль процесса предоставления помощи, но и позволит быстро найти и предоставить необходимую информацию при необходимости. Ответственность за хранение приказов За хранение приказов о материальной помощи к отпуску несет ответственность уполномоченное лицо или подразделение организации, непосредственно осуществляющее данную функцию. Они должны обеспечить сохранность приказов и гарантировать доступность документов в случае необходимости.
Ответственное лицо или подразделение должны предпринимать следующие меры для обеспечения сохранности приказов: Создание специального хранилища или отдела для хранения приказов о материальной помощи к отпуску, оснащенного соответствующими средствами для удобного хранения и обеспечения безопасности. Установление строгой аутентификации доступа к хранилищу или отделу, чтобы предотвратить несанкционированный доступ или утрату документов. Своевременное обновление списка приказов и их актуализация, чтобы иметь всегда под рукой актуальную информацию о материальной помощи к отпуску. Регулярная проверка состояния приказов и их условий хранения, чтобы предотвратить возможные повреждения или потерю данных. Предоставление доступа к приказам только уполномоченному персоналу и несанкционированным лицам или третьим сторонам запрещено. Нарушение правил хранения и обеспечения сохранности приказов о материальной помощи к отпуску может повлечь за собой дисциплинарные меры и юридическую ответственность для отвественного лица или подразделения.
Срок хранения приказов о премировании
Правила рекомендуют формировать в дело документы за один календарный год. Опись дел составляется по годовым разделам. Если в дело подшиты документы за несколько лет, впоследствии затрудняется поиск документов. Неудобно это и при передаче документов по личному составу в архив в случае ликвидации организации. Оксана 17 03 2014 Подскажите, в ТОО ведение личных дел, а так же карточки Т-2 обязательно или можно обойтись без этого?
И еще — если у нас в основном сезонные работники, как их оформлять? ТК РФ не содержит требования об обязательном ведении личных дел работников. По остальным вопросам Вам лучше обратиться к специалисту по работе с кадрами, либо в Гострудинспекцию. Василина 03 07 2014 Добрый день!
При отборе документов на хранение столкнулась в такой проблемой: приказы по основной деятельности, поощрениях, материальной помощи, командировках, административно-хозяйственным вопросам имеют сплошную нумерацию, так же обстоит дело и с приказами по личному составу прием, увольнение, перевод, все виды отпуска, наказания зарегистрированы в одном журнале и имеют сплошную нумерацию. Ранее экспертизу ценности как и прошивку документов проводил государственный архив или специализированная фирма. При обработке приказов приказы прошивались с учетом регистрации. Правильно ли?
Заранее признательна за ответ. При подготовке дел на архивное хранение неправильно сформированные дела переформировываются. В предисловии к описи надо указать, что нумерация приказов нарушена в связи с переформированием дел. Людмила 13 08 2014 Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как нумеруются прошитые приказы? На учебе говорили, что в правом верхнем углу проставляется номер простым карандашом и не нумеруются подшитые в эту книгу первые листы с заголовком и описью. На учебе вам дали правильную информацию. Уточню только, что не нумеруется первый чистый или титульный лист, а листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Наталья 02 10 2014 Здравствуйте! Если заявление работника — это основание к приказу и храниться отдельно от него, то что является приложением к приказу, которое храниться вместе с ним? Приложение к приказу — это тот документ, который утверждается этим приказом. Для приказов по личному составу это, например, список премируемых сотрудников.
Татьяна 21 10 2014 Здравствуйте. Я работаю в кадрах. В этом году руководством был утвержден архив. Теперь мне необходимо подготовить приказы за прошлые годы к передаче в архив.
Естественно только те, которые хранятся 75 лет или постоянно. Но закавыка в том, что раньше, до 2006 года, все приказы велись в одной куче и не разделялись по срокам хранения. Что мне теперь делать? Самой их разделять и передавать часть на уничтожение, а часть формировать в соответствии с требованиями к архиву?
Или теперь уже все их передать в архив в общей куче, чтобы не нарушилась нумерация? Обычно объем приказов по личному составу 5-летнего срока хранения отпуска, командировки и пр. Поэтому целесообразно провести переформирование дел разделить. Нумерация, конечно, нарушится.
В этом случае в предисловии к описи необходимо указать, что нумерация приказов по личному составу нарушена в связи с переформированием дел. Сабина 06 11 2014 Здравствуйте, такой вопрос, что делать если в приказах при проставлении номеров некоторые номера были пропущены, как это указать во внутренней описи? Заранее спасибо. Во внутренней описи указываются только приказы номера , имеющиеся в наличии.
В листе-заверителе указываются номера отсутствующих приказов с указанием причины пропущены в связи с технической ошибкой. Соня 15 01 2015 Добрый день, подскажите, пожалуйста, нужно ли хранить приказы по отпускам и командировкам в личных делах? Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках имеют 5-летний срок хранения, поэтому их не следует формировать в составе личных дел. Татьяна 04 02 2015 Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа о дисциплинарном взыскании в личном деле госслужащего? Изымается ли этот приказ при сдаче дела в архив? Благодарю admin 09 02 2015 Здравствуйте! Согласно ст.
Татьяна 05 02 2015 Здравствуйте! Приказы о повышении квалификации имеют срок хранения по Перечню 2010 г — 75 лет. В организации есть приказы о направлении на повышение квалификации работников медики, инженеры и др. Какой срок хранения данных приказов?
Эти приказы следует формировать вместе с приказами по личному составу 75 лет. Марина 25 03 2015 Здравствуйте! Да, такие приказы относятся к приказам по личному составу. Начать письмо можно так: «Уважаемый ИО!
Искренне благодарны Вам проявленный интерес к климатической обстановке края и озабоченность экологическими проблемами…». Ольга 22 04 2015 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно формировать дела по личному составу; до 1998 г. Личные дела не на всех заведены.
Если соблюдать правила, то дела надо переформировать: приказы по личному составу, трудовые договоры должны быть подшиты в отдельные дела и включены в опись дел по личному составу. Заявления о приеме на работу надо подшить в личные дела. Александра 29 04 2015 Здравствуйте! Наша компания скоро будет ликвидирована.
Необходимо будет сдать документы в архив например, приказы по основной деятельности. Что важно учесть? Я бы сделала так: 1. Прошить и пронумеровать приказы и все приложения к ним; 2.
Склеить листом-заверителем... Что еще нужно сделать? Плохо разбираюсь в архивной работе. Нужно ли делать внутреннюю опись и что еще необходимо?
При ликвидации организации в архив передаются в первую очередь документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки ф. Т-2, личные дела, лицевые карточки или ведомости по начислению заработной платы и др. На все дела необходимо составить опись, дела включаются в опись по годовым разделам. Внутренняя опись документов дела составляется на личные дела.
Подробно ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к оформлению дел постоянного и долговременного хранения можно в «Основных правилах работы архивов организаций» 2002 , п. Передача в архив документов постоянного хранения производится по решению соответствующего государственного или муниципального архива. В любом случае вам надо в первую очередь обратиться в архив, куда вы будете передавать документы. Татьяна 14 05 2015 Добрый день.
В организации есть ряд должностей, которые предусматривают наличие медицинской справки у работников, которые их занимают. Подскажите, пожалуйста, каким будет срок хранения данных медицинских справок? На какую статью необходимо ссылаться? Заранее благодарна.
Медицинские справки включаются в состав личного дела работника, соответственно срок хранения — 75 лет. Ирина 18 05 2015 Добрый день. Здесь уже шла речь об ошибках при регистрации приказов, но мне хотелось бы уточнить. Если из приказов с буквенным индексом «к» со сроком хранения 5 лет были изъяты приказы о предоставлении отпусков без содержания, о поощрениях, о различных выплатах, которые имеют срок хранения 75 лет, то что делать с изъятыми приказами?
Сформировать отдельное дело из них, тогда как составить заголовок дела? Если можно, то как группировать изъятые приказы в основном деле? По датам? Нужно ли указывать крайние номера приказов в этом случае?
Аналогичная ситуация с приказами по основной деятельности, которые ошибочно были отнесены к приказам по административно-хозяйственной деятельности например, об утверждении положений каких-либо комиссий, о проведении инвентаризации и т. Также изъятые приказы с «ах» можно приобщать в приказы по основной деятельности? И еще вопрос, как я поняла приказы о привлечении к работе в выходной день с оплатой следует относить к приказам по личному составу, а разве можно к таким приказам относить приказы, в которых не указаны фамилии сотрудников? При переформировании приказов в заголовках дел номера приказов не указываются, в предисловии к описи дел следует указывать о переформировании дел.
Если из приказов 5-летнего срока хранения выделены приказы со сроком хранения 75 лет, из них следует сформировать отдельное дело. В заголовках дел следует сделать уточнение: «приказы по личному составу прием, перемещение, увольнение » и «приказы по личному составу о премировании, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы… ». Если к приказам по основной деятельности отнесены некоторые приказы по административно-хозяйственным вопросам, то переформировывать такие дела не надо. Тем более что приказы о создании комиссий и об утверждении положений надо относить к приказам по основной деятельности.
Если в приказах о работе в выходные дни фамилии не указаны, то их следует отнести к приказам по основной деятельности. Ирина 20 05 2015 Спасибо за разъяснения. Но про приказы с «ах» обратная ситуация. Я имела в виду, что случайно начальники канцелярий приказы, которые следовало отнести к приказам по основной деятельности, например, об утверждении положений, состава какой-либо комиссии, организации какого-либо вида деятельности, отнесли к приказам «ах».
Получается, что приказы постоянного срока хранения ошибочно были отнесены к приказам «ах». Мы из «ах» должны изъять такие приказы?
Для оформления материальной помощи к отпуску, необходимо предоставить копии приказов о предоставлении отпуска сотрудникам. Документы, подтверждающие затраты. Для подтверждения затрат, связанных с оказанием материальной помощи, необходимо предоставить соответствующие документы, такие как кассовый чек, счет-фактуру, договор с поставщиком услуг и т.
Документы о полученной помощи. В случае, если сотрудник уже получал ранее материальную помощь к отпуску, необходимо предоставить документы, подтверждающие полученную помощь и ее сумму. При оформлении приказов о материальной помощи к отпуску, необходимо строго соблюдать требования к документам, указанные выше. Это позволяет обеспечить правильную и точную фиксацию фактов оказания помощи, а также упростить процесс проверки и контроля со стороны соответствующих органов и служб. Способы хранения Приказы о материальной помощи к отпуску могут храниться в разных форматах и по разным способам, в зависимости от предпочтений и возможностей организации: Электронное хранение.
Приказы могут быть сканированы и сохранены в электронном виде на сервере или в специальной электронной базе данных. Это позволяет быстро находить и архивировать документы, а также делиться ими с другими сотрудниками. Бумажное хранение.
Такие документы не должны находиться в свободном доступе. Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров. Потерянные документы могут понадобиться.
Например, их может запросить налоговая. Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг. В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой. Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.
Имеет место и издание отдельных ЛНА фирмы, отражающих порядок оказания единовременной материальной помощи. Документооборот Приказ о единовременной матпомощи — это элемент кадрового документооборота. Бумага упоминается в положении о документообороте, инструкциях по его ведению, принятых в компании, с назначением ответственных за составление и хранение лиц. Поскольку форма приказа не является обязательной, унифицированные формы на законодательном уровне не утверждались, важно правильно составить этот документ. Обязательными элементами являются:.
Поменялись сроки хранения документов по зарплате и кадрам, отчетов по НДФЛ и взносам
Наиболее употребительным является срок хранения в 5 лет. никаких вопросов и нареканий не возникло по поводу мат. помощи, а мы оформляем по осн деятельности. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам. Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Наиболее употребительным является срок хранения в 5 лет. 1.8. Приказы (распоряжения) в обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. Группы приказов (распоряжений) в зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности.
Приказ на материальную помощь: образец
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. I. Общие положения. Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Шаг 3. Выплата матпомощи. На основании приказа бухгалтер выплачивает помощь в указанные сроки и указывает реквизиты приказа в назначении платежа. Сотрудник получит деньги в кассе или на зарплатную карту — обычно так же, как зарплату. Согласно требованиям законодательства, приказы о материальной помощи к отпуску должны храниться определенное время. Стандартной продолжительностью хранения указанных приказов является 5 лет с момента их составления. – Документы о получении зарплаты и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат). 295.