2.5. Сумма денежных средств, выдаваемых под отчет одному подотчетному лицу на административно-хозяйственные нужды, с учетом перерасхода не может превышать 100 000 (сто тысяч) рублей. Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами. Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.
Как списать подотчетные суммы
В случае юрлица — указывают в дебет каких счётов и субсчётов они отнесены. Курс молодого ИП Начать учиться Кто подписывает авансовый отчёт Подотчётный работник расписывается только на оборотной стороне. После проверки авансового отчёта на лицевой стороне вписывают сумму расходов к утверждению — прописью и цифрами. Если в штате есть бухгалтер, он ставит под ней подпись и просит руководителя бизнеса заполнить гриф «Утверждаю» — туда вписывают общую сумму авансового отчёта прописью и цифрами, ставят подпись с расшифровкой и дату.
Если бухгалтера нет, руководитель всё равно заполняет гриф «Утверждаю» и сам ставит обе подписи. После этого с подотчётником производят окончательный расчёт. Строку «Остаток внесён» заполняют, если работник возвращает неизрасходованные подотчётные деньги.
Вернуть остаток или выплатить компенсацию можно любым способом, независимо от того, как выдавали подотчётные деньги. Статья актуальна на.
Расходы, связанные с командировкой, возмещаются работнику в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации в случае, если организация относится к коммерческой. Правовое обоснование: Согласно ч. В соответствии со ст.
Авансовый отчет сроки оплаты перерасхода А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня с 23 по 25 мая для представления авансового отчета. Для выдачи наличных денег работнику под отчет далее — подотчетное лицо на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату абз. О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале. Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО?
Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна. В какой срок нужно выдать перерасход по авансовому отчету Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции письма от 10. Итоги Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет.
Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя. Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия ст. Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг ст. Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия. Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету Внимание Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров работ, услуг через подотчетное лицо. Организация применяет специальный налоговый режим Организации на упрощенке не платят НДС п. Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.
Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Срок оплаты по авансовому отчету Подотчетное лицо» из справочника «Сотрудники» и статья перемещения денег «Выдача средств подотчетнику» После этого делается следующая проводка: Указывается подотчетная сумма Дт 71. При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Его печатная форма включает: направления их использования; реквизиты подтверждающих документов. В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы».
Правовое обоснование: Согласно ч. В соответствии со ст. Авансовый отчет сроки оплаты перерасхода А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место.
Тогда у него будет 3 дня с 23 по 25 мая для представления авансового отчета. Для выдачи наличных денег работнику под отчет далее — подотчетное лицо на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату абз. О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале. Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна. В какой срок нужно выдать перерасход по авансовому отчету Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции письма от 10. Итоги Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.
В какой срок организация обязанавозместить перерасход по авансовому отчету
Итоги Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету — вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары услуги или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета АО. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов чеки, счета, квитанции и т. В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.
Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем что подтверждает его согласие с осуществленными тратами. В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс.
Также в приказе приведен перечень вещей, которые подлежат закупке. Директор делал покупки по этому списку. Суд первой инстанции принял сторону контролеров, которые признали покупки доходом директора. Апелляция и кассация поддержали налогоплательщика.
Как поступить с НДС, если подотчетник не предоставил счет-фактуру Предъявлять к вычету входящий НДС рискованно, если подотчетник не предоставил счет-фактуру, а приложил к авансовому отчету только кассовый чек. Об этом — письмо Минфина от 27. Случаи, когда все-таки можно взять НДС к вычету без счета-фактуры: Сотрудник оплатил проезд к месту командировки и обратно, в том числе постельные принадлежности в поезде. Командировочный рассчитался за жилье. В таких случаях вычет делают на основании БСО, который оформлен на командированного. НДС должен быть выделен в бланке отдельной строкой.
Если подотчетник покупает прослеживаемые товары , например, монитор для ПК или монитор в комплекте с компьютером, нужно получить от продавца электронный счет-фактуру УПД. Об этом — письмо Минфина от 23. В документе должны быть реквизиты прослеживаемости. Не важно, по доверенности покупает сотрудник или как простое физлицо без доверенности. По ТКС сможете обмениваться документами с контрагентами, проверять коды партии, сдавать нужную отчетность по прослеживаемости в налоговую. Система прослеживаемости под ключ Оставить заявку Как принять от работника неиспользованную сумму После утверждения авансового отчета сотрудник должен вернуть неизрасходованный остаток средств наличными в кассу или в безналичном порядке на счет работодателя.
Если подотчетник получал аванс переводом на зарплатную карту, он может снять неиспользованные деньги с карты и вернуть в кассу наличными. Или сделать онлайн-перевод с карты на расчетный счет своей компании. Когда работник пользуется корпоративной картой, нет нужды думать, как вернуть остаток денег на карте. Само по себе наличие денег на корпоративной карте не означает, что они выданы. Только когда сотрудник рассчитывается картой или обналичивает средства с нее, деньги становятся выданными в подотчет. До этого момента все деньги принадлежат компании и подотчетник за них не отвечает.
В какой срок Срок для возврата неизрасходованных сумм устанавливает работодатель. Например, в локальном нормативном акте «Положение о расчетах с подотчетными лицами». Исключение — подотчет по командировкам. Командированные сотрудники должны отчитаться и сдать неиспользованный остаток П. Целесообразно ориентироваться на порядок для командировочных и прописывать для остальных подотчетников примерно такой же срок возврата неиспользованных средств. Слишком продолжительный срок, например год, может вызвать вопросы у проверяющих.
Особенно если срок предоставления авансового отчета столь же продолжительный. В ситуации, когда нет никаких подтверждений целевого расходования средств, инспекция может посчитать спорные суммы доходом физлица и доначислить за счет работодателя зарплатные налоги, пени и штраф. Как принять остаток в кассу Подотчетник может вернуть неиспользованную сумму наличными в кассу предприятия. В таком случае тратить эти деньги напрямую из кассы — нельзя. Даже на новый подотчет. Нужно зачислить деньги на счет и потом уже распоряжаться ими.
Например, снова вернуть в кассу, чтобы выдать очередной подотчет.
Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы см. Какое назначение платежа в подотчет на карту смотрите в статье: подотчет на карту сотрудника с расчетного счета. Как формируется авансовый отчет по командировке в 2020 году, читайте здесь. Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия.
Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя. Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия ст. Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг ст. Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия. Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.
Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности ст.
В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей: от аэропорта к гостинице и обратно - 1 000 рублей; из дома в аэропорт и обратно - 2 000 рублей; проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней - 330 рублей. Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено. По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе: Дт 71 Кт 50 - оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб. Если деньги не вернулись — как отразить в отчете Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации: Кт 50 51, 52, 55 Дт 71 - возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет. Кроме того, возникают неприятные обстоятельства.
Особенности учета подотчетных сумм
500 руб. - выдана работнику компании сумма перерасхода по авансовому отчету. Если же сумма перерасхода возмещается работнику уже в следующем квартале, то для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом. Но важно указать в поле «Назначение платежа» платежного поручения «Компенсация перерасхода по авансовому отчету от _ № ____». Это необходимо для того, чтобы ФНС не отнесла эту сумму к налогооблагаемому доходу сотрудника. Издать приказ нужно не позднее одного месяца со дня, когда закончился срок для возврата подотчетной суммы. В компании установлено, что в течение 2 рабочих дней после утверждения авансового отчета (или после выхода на работу) сотрудник сдает в кассу остаток средств. Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету. Авансовый отчёт распечатывают в одном экземпляре. Командированный должен поставить свою подпись на оборотной стороне отчёта под таблицей — это его называют «подотчётным лицом». Срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2023 году. Однако по авансовому отчету у него образовался перерасход, который нужно компенсировать. Можно ли возместить этот перерасход товарно-материальными ценностями (материалами, товарами), принадлежащими организации?
Как вернуть сотруднику перерасход по авансовому отчету?
Заполняется и направляется в банк платежное поручение (если деньги перечисляются на личную карту подотчетного лица). В назначении платежа указывается «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от дата/номер». Общий срок исковой давности равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). По нашему мнению организация может списать кредиторскую задолженность перед своим работником по невыплаченному перерасходу подотчетных сумм по истечении трех лет с даты возникновения задолженности. В статье рассмотрим порядок, по которому осуществляется возмещение перерасхода по авансовому отчету. Авансовый отчет. По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. В статье рассмотрим порядок, по которому осуществляется возмещение перерасхода по авансовому отчету. Авансовый отчет. По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования. Вам помогут документы и бланки. Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами. Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет.
Можно ли возместить подотчетному лицу перерасход по авансовому отчету материалами и товарами?
Расчеты с подотчетными лицами (рис. 1). В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами. Возмещение расходов по авансовому отчету — сроки, проводки, заявление, документы, компенсация. 500 руб. - выдана работнику компании сумма перерасхода по авансовому отчету. Если же сумма перерасхода возмещается работнику уже в следующем квартале, то для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом. Вопрос: Работник по поручению работодателя приобрел товар и представил авансовый отчет с перерасходом. Работодатель утвердил отчет, при этом уведомил работника в письменной форме о том, что выплата перерасхода будет осуществлена через месяц. Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы. Вы делаете авансовый отчет на основании тех документов которые у Вас есть. Если же перерасход то прграмма сама повесит сумму перерасхода на КТ счета Расчеты с подотчетними лицами.
Как вернуть сотруднику перерасход по авансовому отчету?
Согласно п. В письме от 20. Без отчета Если работник не представит авансовый отчет или не вернет неизрасходованные подотчетные средства, то налоговики будут настаивать на признании полученных средств доходом работника. Соответственно, к работодателю будут выдвинуты претензии о том, что он не удержал с этих сумм НДФЛ и не начислил на них страховые взносы. Специалисты Минфина России поддерживают налоговиков.
Финансисты указали, что в случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с п. Обратите внимание: законодательство не ограничивает срок, на который можно выдать деньги под отчет. Этот срок устанавливает руководитель компании. Если со дня, когда сотрудник должен был или отчитаться по подотчетным суммам, или вернуть их, пройдет более трех лет то есть истечет согласно ст.
Но работодатель может подписать с сотрудником соглашение об обязательствах последнего погасить свой долг. Это действие прерывает срок исковой давности, и он начинает течь заново. Проблема с валютой Отсутствие авансового отчета может усугубиться в ситуации, когда под отчет выдавались средства в иностранной валюте. Об этом свидетельствует письмо Минфина России от 01.
Работник вернулся из загранкомандировки, но авансовый отчет так и не представил. На какую дату пересчитывать курс иностранной валюты в рубли, чтобы начислить на не подтвержденные отчетом суммы НДФЛ и страховые взносы? Специалисты финансового ведомства указали следующее. Для целей НДФЛ согласно п.
Что касается страховых взносов, то в главе 34 НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли подотчетных сумм, выплачиваемых работнику на командировочные расходы в иностранной валюте. Поэтому в рассматриваемой ситуации пересчет в рубли нужно произвести по официальному курсу Банка России, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника. Перевод с иностранного языка Общество направляет работника в командировку за границу.
Если перерасход выдан не сразу работнику, в авансовом расчете "Перерасход выдан" когда делать отметку? Ольга Мудрец 17460 , закрыт Потом, как выдан будет, или в следующем за выдачей авансовом отчете?
Если можно, подробнее. Запись в авансовом отчете втом же, не в следующем : перерасход выдан....
Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг п. Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта. Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги обучения, то, исходя из п.
При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать. Правда, в том случае инспекторы наоборот настаивали на том, что командировочные расходы, связанные с обучением, нужно признавать в момент утверждения отчетов. Но суд отказал инспекторам, указав, что в силу п. Поэтому в целях снижения рисков и или предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат.
В противном случае требуется письменное согласие работника на удержание или добровольное внесение денежных средств в кассу. В случае разногласий возврат возможен только через суд Письмо Роструда от 09. Авансовый отчет Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами абз. Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам ПУД.
Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД. Подробнее о Реквизитах первичного учетного документа Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно. Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ , и утвердить именно его будет удобным для организации. Подтверждающие документы Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки , билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т. Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона Письмо Минфина РФ от 27.
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа абз.
Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2020 годуПростая бухгалтерия
| Домен припаркован в Timeweb | В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты. |
| Работник вовремя не сдал авансовый отчет | 2.5. Сумма денежных средств, выдаваемых под отчет одному подотчетному лицу на административно-хозяйственные нужды, с учетом перерасхода не может превышать 100 000 (сто тысяч) рублей. |
Можно ли возместить подотчетному лицу перерасход по авансовому отчету материалами и товарами?
Сумма аванса, получаемая перед служебной поездкой, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте или в коллективном договоре (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения). Перерасход и налоговый учет. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами). В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Сроки выплаты перерасхода по авансовым отчетам. Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования. Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок больше не применяется. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо отчитывается и возвращает остаток денег в кассу.
Отражение расходов в учете
Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п. И еще один момент: если и у работника подотчетного лица , и у бухгалтера главного бухгалтера или руководителя предприятия , принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику? В этом случае нужно учесть следующее: в п.
Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах например сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера главного бухгалтера, руководителя будет это делать. Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы? Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Образец такого заявления см. Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму. Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.
Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма. При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Проверяя авансовый отчет, бухгалтер может обнаружить, что сотрудником израсходовано больше денежных, чем ему выдал кассир.
Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров выполнения работ, оказания услуг. Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты.
Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций. Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя.
При этом нужно решить следующие вопросы: в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт ; должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ; как обеспечить защиту сведений о PIN коде можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне ; каков порядок действий при утрате карты сотрудником лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней. Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.
Ошибки при утверждении авансового отчета Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе например, в случае болезни действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» п.
Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником подотчетным лицом должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход при его наличии. Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя.
Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями.
Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора. Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов денежной компенсации в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.
Судебных решений на данную тему не так много. Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ. В суде можно использовать следующие аргументы.
В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.
В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию. Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем?
Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности? Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.
Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности ст. Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями. Перерасход по авансовому отчету: как возместить денежные средства сотрудником были израсходованы на выполнение задания, которое ему поручила компания обычно, цель выдачи денежных средств указывается в приказе директора о выдаче под отчет ; работник предоставил документы, подтверждающие перерасход денежных средств это могут быть, к примеру, кассовые чеки. После проверки и утверждения АО ставится отметка о принятии в соответствующей графе.
Выдавая перерасход бухгалтер проставляет дату и номер РКО. Также в отчет должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера. Перечисление Перерасхода По Авансовым Отчетам Какой Срок Поэтому перед нами, прежде всего, возникает задача установления нормативно-правового акта, который следует применять к означенным правоотношениям. А после этого выяснить, от какой именно даты начинают отсчитывать срок исковой давности, и какие последствия возникают от его применения. Попробуем придать всему этому порядок, опираясь на общие и специальные правовые нормы. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ утверждена Постановлением Министерства финансов РБ от 12.
Штраф для организации выше — от 40 000 до 50 000 рублей. Инспекторы найдут превышение лимита, когда пересчитают авансовые отчеты и сравнят сумму с кассовыми чеками и квитанциями.
При расчете по корпоративной карте, подотчетник может не соблюдать лимит в 100 00 рублей. Это правило действует только при расчете наличными. Налоги и взносы с подотчетных сумм Подотчетные суммы не облагаются ни подоходным налогом, ни страховыми взносами. Согласно законодательству ст. Это суммы, которые выданы на время, по ним нужно отчитаться или вернуть. Если работник возвращает подотчетные суммы, выданные деньги налогом не облагаются. Если подотчетные суммы не возвращены работником в установленные сроки, ситуацию расценивают как доход. Начислить страховые взносы и НДФЛ на невозвращенную сумму подотчетных средств нужно, если компания простила долг или списала его, в том числе в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.
Наличный расчет и возврат подотчетных сумм всегда под пристальным вниманием инспекторов. При малейших нарушениях налоговики проводят проверки, доначисляют налоги и штрафуют. Случай из судебной практики. Организация N регулярно выдавала директору подотчетные суммы для покупки товаров. За два года работы он получил 420 млн рублей. При составлении авансового отчета директор предоставлял корешки к приходным кассовым ордерам, выданные поставщиком. Бухгалтерия приняла эти товары на баланс, зачла входящий НДС и поставила в расходы по налогу на прибыль. При выездной налоговой проверке инспекторы засомневались в реальности покупки и провели встречную проверку у поставщика.
Перерасход по авансовому отчету: как возместить?
Риски в такой ситуации связаны с разными датами признания затрат, установленных кодексом для разных видов расходов. В соответствии с пп. Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета Письмо Минфина России от 18. Такую же позицию заняли судьи. ФАС Московского округа указывал, что командировочные и представительские расходы нужно учитывать в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет. Инспекторы утверждали, что расходы относятся к тому периоду, в котором приобретены услуги, но суд их не поддержал Постановления от 27. Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены.
При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ вероятность отстоять позицию в суде высокая. Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы.
Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа.
На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО. Для обоснования того факта, что перерасход действительно был и деньги по нему выплачены, необходимо соблюдение следующих условий: расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Помимо этого, сотрудник должен составить авансовый отчет, утвержденной в организации руководителем.
Отчет проверяется и заверяется руководителем. После этого подотчетные суммы списываются. Списание осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного директором. Если отчет проверку не прошел например, перерасход признан необоснованным , то к учету он не может приниматься.
Несоблюдение лимита расчетов наличными Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору — 100 000 руб. Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями. У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам — работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников. Необходимо учитывать следующее.
Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации предпринимателя по доверенности или по уже заключенным договорам , лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04. При покупке товаров работ, услуг через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем работодатель. В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции: выдача денег подотчетному лицу; расходование данных средств подотчетным лицом. Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб. А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.
Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем ИП. Например: нотариус. Нотариус индивидуальным предпринимателем не является. Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли.
Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19. В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям ст. В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Довольно часто организации и предприниматели действуют так. Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, его выдают под отчет сотруднику.
И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств; со дня выхода сотрудника на работу.
Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и или не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.
Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия предпринимателем.
Однако в п. Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств. Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль.
Ведь в п. И еще один момент: если и у работника подотчетного лица , и у бухгалтера главного бухгалтера или руководителя предприятия , принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?
Сотрудник эти строки не заполняет. Только на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись. Авансовый отчет составляется на ту сумму, на которую предоставлены документы и только она будет отображаться на оборотной стороне.
В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов чеков, копий чеков , правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков. Чек без указания ТМЦ будет подтверждать только расходы и не позволяет поставить на приход товар, поэтому необходимо запрашивать у продавца первичные документы, подтверждающие приобретение товара. Нюансы проведения авансового отчета Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма. Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации ИП могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике. Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру ИП и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов.
В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет. Приложение к авансовому отчету должно состоять из оригиналов документов. Оригиналы кассовых чеков и БСО необходимо откопировать и прикрепить к этой копии. Такое оформление объясняется тем, что краска на чеках выцветает, бумага быстро портится, а хранить документы необходимо не менее 3 лет. Документы-приложения к авансовому отчету должны быть оформлены без нарушений.