В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота. Сроки хранения документов. В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано».
Внутренние локальные нормативные акты
В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы — это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма после всех необходимых взысканий , пустая графа для подписи получателя зарплаты. Сроки хранения документов В этой же заранее пустой графе в случае неполучения заработной платы или других выплат сотрудником в установленный для выдачи денежных сумм срок, бухгалтер делает отметку «депонировано». Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк. Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму.
Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость. Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки.
Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости. Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая со всеми данными платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру.
Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости. Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер. Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость.
Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа. В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д. Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т. В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности.
Не менее 5 лет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН Не менее 10 лет Статья 401 Перечня Документы об уплате налогов сборов Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, сведения о задолженностях по ним расчеты, сводки, справки, таблицы, переписка и др.
Не менее 5 лет Статья 382 Перечня Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в отсрочке по налогам, акцизным и другим сборам расчеты, заявления, решения, переписка и др. Не менее 5 лет Статья 384 Перечня Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг акты сверок, справки и др.
В графах 15-18 указывают удержания из зарплаты и зачтенные суммы. Это главным образом НДФЛ и аванс за первую половину месяца, а еще отпускные. В графе 21 укажите сумму к выплате. При ее получении каждый сотрудник должен поставить подпись. Кассир также может депонировать невыданные суммы, если за ними не явятся в срок. На последней странице должны быть указаны общая сумма ведомости и реквизиты РКО на выдачу зарплаты. Сколько действует зарплатная ведомость Срок для выдачи денег из кассы должен быть указан на титульном листе зарплатной ведомости.
Максимальный срок — пять рабочих дней со дня получения наличных в банке. Руководитель может установить в организации любой срок в пределах максимального. При этом нужно учитывать дату выплаты зарплаты, которая указана в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом или коллективном договоре. Например, если зарплата обычно выдается 10 числа, то закрыть ведомость нужно будет 15 числа. Так как зарплата выдается минимум дважды в месяц, то и зарплатные ведомости нужно составлять регулярно. Это связано с тем, что аванс не фиксированный — он тоже должен рассчитываться с учетом отработанного времени. Срок хранения зарплатной ведомости Платежные ведомости нужно хранить очень долго, если у вас в организации не ведутся лицевые счета. В этом случае обязательный срок — 50 лет.
Какие документы относятся к расчетным листкам по зарплате?
- Как правильно хранить документы
- Cрок хранения документов по заработной плате
- Про хранение документов
- Кадровые документы, перечень
- Сроки хранения приказов по личному составу: разъясняет эксперт ГИТ
Документы по заработной плате
Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости. Они могут иметь различные сроки хранения. Чтобы понять, какие документы нужно держать в архиве, а какие вполне можно уничтожить, воспользуйтесь приведенной ниже таблицей. В ней вы найдете сроки хранения бумаг, которые накапливаются в любой компании. Срок хранения. Норма законодательства. Бухгалтерская отчетность и учетные регистры.
Защита документов
| Внутренние локальные нормативные акты | ЦБУиНП Консультант | Если бизнес закрывается, документы, срок хранения которых не истёк, нужно передать в сторонний архив (п. 10 ст. 23 закона № 125). В законе говорится только об организациях в процессе ликвидации или банкротства. |
| Ведомости зарплатные сколько хранится - Права россиян | Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости. Они могут иметь различные сроки хранения. |
| Срок хранения банковских документов в 2024 году | Законодатели усилили ответственность за нарушение сроков хранения документов в организации. Скачайте таблицу со сроками на 2024 год, она поможет избежать штрафов. |
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
Чиновники утвердили новый Перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Этот документ с 18 февраля заменил Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат. Организации. 5 лет. А если сотрудники заняты на вредных и опасных работах, то 50/75 лет. Это означает, что если документы созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет.
Срок хранения банковских документов в 2024 году
Теперь такой срок установлен для всех закупок, а не только для крупных п. Сократили срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит три года п. Реестры закупок, совершенных без заключения контракта, будут хранить до ликвидации организации п. Сроки хранения документов, связанных с противодействием коррупции: Документы, полученные от служащих и работников Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. А вот различные уведомления должны храниться пять лет. Это касается уведомлений: — о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу; — получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками; — обращениях с целью склонить к коррупции; — личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.
В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был пять лет, однако экспертная комиссия могла его продлить. Документы работодателя и нанимателя Постоянно следует хранить планы противодействия коррупции, а также и соответствующие локальные нормативные правовые акты: порядки, перечни должностей и положения, связанные с противодействием коррупции. Для многих же «текущих» документов установлен пятилетний срок хранения. Речь идет, например, о таких документах, как: — акты, заключения, возражения и пояснения в связи с проверками соблюдения служащими антикоррупционного законодательства; — заявления, заключения, докладные, служебные и объяснительные записки, связанные с деятельностью комиссии по соблюдению требований к служебному поведению служащих и урегулированию конфликта интересов. По прежним правилам некоторые из этих документов нужно было хранить в течение пяти лет, а некоторые — постоянно; — заявления, служебные и объяснительные записки, заключения и протоколы о фактах склонения служащих к коррупции.
Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается. Документация, подлежащая передаче в архив на хранение , подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке. Утверждаем сроки хранения документов Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению.
Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации. Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2020 год: Вид документа.
Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно; правоустанавливающие документы свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания. Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах: уведомления об их учреждении, локальные акты, которые регулируют их работу. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны.
В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз. Скачайте также Акт приема-передачи архивных документов на хранение Образец в формате doc Сколько хранить налоговые документы Многие документы должны быть в сохранности в течение 5 лет. Однако период хранения конкретного налогового документа зависит от его вида. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений.
Счета-фактуры необходимо хранить в течение 5 лет ранее — 4 года. При этом ФНС издала распоряжение, в котором установила новые сроки хранения отчетов и других документов в самой налоговой. Переписку с налоговыми органами, в которой плательщик налогов спорит с инспекцией, сохраняют в течение 6 лет ранее — 5. Какой период хранения у страховых документов Документы по страховым взносам хранят в компании в течение 6 лет. Срок хранения начинается с 1 января после того года, когда последний раз сумму страховых взносов определяли с помощью данного документа.
Порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно [1]. При ликвидации организации архивные дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, по личному составу должны быть переданы на хранение в структуры Росархива по месту нахождения организации [2]. Литература Федеральный закон от 06. Федеральный закон от 22. Федеральный закон от 06. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Степанова Г. Основы организации и ведения бухгалтерского и налогового учета типовых хозяйственных операций предприятия по РСБУ и нормам налогового законодательства РФ. Выходные данные статьи Степанова Г.
Принимала участие в проектах по слиянию и ликвидации предприятий и их структурных подразделений, внедрения автоматизации работы предприятия на основе продуктов 1С. Имеет более чем 25-и летний опыт работы в учетно-финансовом и экономическом блоке кредитных, нефтяных, торговых предприятий.
Сроки хранения кадровых документов
Их легко находить, систематизировать и отправлять по запросу в налоговую службу. Второй вариант — передача бухучета на аутсорсинг. В этом случае обязанность по хранению первички возлагается на компанию, которая оказывает услугу. Ее специалисты, при необходимости, готовят пакеты документов и подают их в ИФНС для проверок. Срок хранения документации в компании или ИП Сколько нужно хранить первичные документы бухгалтерского учета? Срок хранения зависит от типа первички, но составляет не менее 5 лет согласно требованиям закона 402-ФЗ. В остальных случаях сроки следующие: 4 года — для первички, на основании которой рассчитываются налоговые платежи по всем видам налогов; 6 лет — для первички, которая послужила основанием для расчета страховых платежей. Обратите внимание, что некоторые документы используются для внесения изменений в бухгалтерский и налоговый учет. Если в нормативных документах по ним указаны разные сроки хранения, рекомендуется выбирать больший.
Некоторые виды документации хранятся беcсрочно: Бухгалтерская отчетность по итогам деятельности за год со всеми предусмотренными законом приложения; Акты передачи, ликвидационные балансы и балансы, которые составляются при разделении деятельности; Документация, которая подтверждает постановку компании на учет; Книги учета доходов и расходов, если компания начисляет и уплачивает налоги по упрощенной системе; Соглашения по передачи в лизинг собственности юридического лица, а также дополнительных документов по этим сделкам; Документация, подтверждающая переоценку основных фондов, амортизацию, оценку стоимости активов; Документы, подтверждающие передачу права собственности на недвижимость с предприятия на предприятия; Гражданско-правовые договора, подтверждающие операции с ценными бумагами, договора дарения; Паспорта сделок. Увеличенный срок хранения — 75 лет — предусмотрен для документов, которые касаются наемных сотрудников компании. В перечень этих документов входят: Заключенные с сотрудниками трудовые договора и реестры информации о доходах; Ведомости, подтверждающие выплаты дивидендов собственникам; Первичная документация, подтверждающая выплаты работникам вознаграждений независимо от типа выплат. Законом 125-ФЗ в действующий порядок были внесены изменения. Если первичка, отражающая взаимоотношения с наемными сотрудниками, была сформирована в 2003 году или позже, хранить ее можно 50 лет. Обратите внимание на особый срок хранения документов бухгалтерского учета, отражающих возникновение убытка у юридического лица. Согласно действующему порядку, субъекты предпринимательства, которые используют ОСНО и УСН, могут уменьшать на сумму убытка полученные доходы в течение следующих 10 лет. Таким образом уменьшается налогооблагаемая база и налог на прибыль или единый налог.
С помощью документа учета рабочего времени ревизоры выявляют нарушения трудового законодательства. В случае обнаружения каких-либо нарушений, связанных с неправильным заполнением табеля, статьей 5. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате.
Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций. Срок хранения 5 лет при вредных условиях труда — 75 лет.
Отправить ненужные документы в архив компании. Если по прошествии 10 лет срок хранения документов еще не истек, их нужно передать в архив организации. Для этого: разложить документы в хронологическом порядке; пронумеровать страницы; составить опись: указать названия документов и порядковые номера страниц; заполнить лист-заверитель : в нем содержится общая информация о документах и их физическом состоянии, там нужно указать количество листов в деле и наличие испорченных страниц; подписать лист-заверитель: это должен сделать сотрудник, который готовил бумаги к хранению, например, для кадровых документов — специалист по кадровому учету. За хранение документов в архиве компании отвечает руководитель или ИП, если он работает один. Эти полномочия он может передать приказом главному бухгалтеру или завхозу. Помещение для архива должно иметь сигнализацию, систему вентиляции и пожаротушения.
Документы нужно защитить от сырости и прямых солнечных лучей, поэтому для хранения в архиве обычно используют закрытые стеллажи и полки.
Кроме того, к этому виду распоряжений относятся и те, которые касаются кадровых мероприятий, имеющих краткосрочный или разовый характер, например, приказы о: привлечении сотрудника к работе в выходной или праздник; направлении в командировку; предоставлении сотруднику дополнительных дней отдыха для прохождения диспансеризации; вынесении дисциплинарных взысканий; предоставлении отпуска; поощрении сотрудника в виде премии к празднику, юбилею и д. Важно помнить, что срок хранения кадровых приказов зависит от того, какой категории работников они касаются. Таких категорий две: работники, условия труда которых признаны безопасными и допустимыми; работники, условия труда которых признаны вредными и опасными.
I. Общие положения
- Какие документы подлежат хранению?
- Сколько времени надо хранить документы организации и ИП
- Сроки хранения документов - Учебный центр Профи Рост
- Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база
Правильно систематизируем, формируем и уничтожаем кадровые документы
Статья автора «» в Дзене: Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Статья автора «» в Дзене: Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. 5 лет. А если сотрудники заняты на вредных и опасных работах, то 50/75 лет. Это означает, что если документы созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет.
Сколько лет нужно хранить расчетный листок по зарплате в 2024 году?
Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т. В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20. Санкции за неправильное хранение документов За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. Что делать, если документы живут дольше фирмы При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников трудовые договора, личные дела и т д. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте.
Например: правила трудового распорядка хранят 1 год; графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет; а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице. Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2023 году Вид документа.
Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам распоряжениям отдельно в пределах каждой группы. Как правило, к порядковому номеру приказа распоряжения по основной профильной деятельности дополнительные буквенные индексы не добавляются. В делопроизводстве организаций имеется практика присвоения буквенных индексов к приказам распоряжениям по личному составу: 1. Вопросы о введении при регистрации приказов распоряжений буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации. Карточки базы данных , реестры, книги, журналы регистрации тех или иных приказов распоряжений имеют аналогичный регистрируемым приказам распоряжениям срок хранения. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов распоряжений. В этом случае выделяются самостоятельные группы и ведутся отдельные регистрационные массивы разные журналы. Приказы распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями: 1. Целесообразно при больших объемах документов приказы распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение и т. В случае нарушения принципа систематизации приказов распоряжений например, если приказы распоряжения по личному составу, а также временного до 10 лет хранения отнесены к приказам распоряжениям по основной деятельности и наоборот , необходимо данные приказы распоряжения переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения — один год. Срок хранения графиков отпусков — три года. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы, например договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Повысили штрафы за нарушение правил хранения документации
Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации. Как и кто определяет сроки хранения документов В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями. Прежде всего, это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утв.
Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ утв. Включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа их создания и вида носителя ст. Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа.
При этом юридически значимые электронные документы можно хранить, не распечатывая. Сроки хранения бухгалтерских документов Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от 06. Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока. Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года п.
А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок отсчитывается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской финансовой отчетности п. Прошедшие проверку оправдательные документы кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока ст. А вот период хранения документов протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов ст. По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда ст.
Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет. Сроки хранения кадровых документов Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет п. Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников ст. Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним ст. Что делать с карточками, которые были заведены до этой даты?
В Роструде считают, что даже если организация решила отказаться от ведения формы Т-2, необходимо обеспечить хранение старых карточек как архивных документов в течение 50 75 лет. Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы докладные записки, справки, заявления к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы ст. Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства , которые не были востребованы сотрудниками при увольнении ст.
Также постоянно положено хранить штатное расписание. При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. Такой порядок предусмотрен в статье 22. Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России, а также другие документы о командировках: задания, отчеты и т.
Приказы о дисциплинарных взысканиях храните три года ст. Материалы по специальной оценке условий труда следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.
Приказы распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями: 1. Целесообразно при больших объемах документов приказы распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение и т. В случае нарушения принципа систематизации приказов распоряжений например, если приказы распоряжения по личному составу, а также временного до 10 лет хранения отнесены к приказам распоряжениям по основной деятельности и наоборот , необходимо данные приказы распоряжения переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года. Если в делопроизводстве организации приказы распоряжения по личному составу с разными сроками хранения издавались с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов распоряжений со сроком хранения «75 лет ЭПК» и «5 лет» и формирование отдельных дел. В данном случае о переформировании дел указывается в листе-заверителе к делу и предисловии к описи.
Приказ распоряжение по основной профильной деятельности — это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной профильной деятельности организации. Приказы распоряжения по основной профильной деятельности издаются в целях: 2. Приказами распоряжениями по основной профильной деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций. Перечень вопросов по основной профильной деятельности организации, которые могут быть предметом регулирования посредством издания приказов распоряжений , определяется уставом положением организации. Соответственно, при подготовке приказа распоряжения по основной профильной деятельности необходимо обращать особое внимание на полномочия организации, указанные в уставе положении.
Во-первых, предоставление компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы Word, Excel.
Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе. Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В целях предоставления доступа к электронным документам удобнее обеспечить проверяющего отдельным рабочим местом за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами. Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы обеспечить доступ к просмотру тех документов, которые заявлены для целей проведения проверки. Следует отметить, что организация в ходе налоговой проверки не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными [3]. Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских, налоговых и иных документов организации Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной.
Ее несут должностные лица организации — руководитель[4]. Ответственность наступает за невыполнение порядка и сроков хранения документов на бумажном носителе и электронных документов ЭДО [6]. Виды нарушений в части порядка и сроков хранения документов, за которые наступает ответственность в соответствии с законодательством РФ включают: нарушение порядка и сроков хранения документов; отсутствие первичных документов; похищение, уничтожение, повреждение и сокрытие документов [6].