Кадры, оплата труда и пособия. Справочник кадровика. Локальные нормативные акты и кадровые документы. Архивное хранение документов. Сроки хранения документов. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения. Срок хранения документов в организации в 2022 гг. № п/п Вид документа Срок хранения документов/ № статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность 1 Приказы по личному составу 75 л.1 ЭПК ст. 6.
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
В разделе 4 приказа № 236 есть подраздел 4.3 «Налогообложение». В нем прописаны сроки хранения документов налогового учета. Для приказов по выплатам сроки хранения варьируются от 6 до 75 лет. В статье актуальные сроки хранения приказов по заработной плате и образцы на 2024 год. В 2021 году действуют особые сроки хранения документов в организации. Корпоративные и правоустанавливающие документы. а также некоторые бухгалтерские хранят постоянно. Одним из отличий нового Перечня является приведение сроков хранения документов по личному составу в соответствие с положениями Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, нужно хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу. В приказе Росархива № 236 для организаций и ИП, применяющих УСН, установлен срок для хранения КУДиР — 5 лет. Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен – в электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). В таблице – сроки хранения основных документов, которые используют в бухгалтерии.
Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица
- Приказы по личному составу: новые сроки хранения, ошибки при оформлении
- С 2021-го действуют новые сроки хранения документов
- Сроки хранения документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т.п.
- Приказы по личному составу: образцы 2023 года
- Сколько хранить документы
Какой срок хранения документов в архиве организации?
Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии. Вот несколько примеров таких бумаг: о приёме на работу, переводе или увольнении; связанные с различными поощрениями сотрудников; распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе; о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком; бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии; относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве; Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные свыше 1 месяца на территории страны. Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела. Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер.
Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или при ликвидации и в некоторых других случаях в государственный архив. Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела папки в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел: Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты: наименование организации в полном виде ; наименование структурного подразделения в полном виде ; номер дела в соответствии с номенклатурой ; заголовок дела; номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню при необходимости. В дело подшиваются: только оформленные и исполненные документы; один оригинал, за исключением нескольких случаев; изданные в одном календарном году. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема 4 см требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами. Сроки хранения бухгалтерской документации Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа: Консолидированная и годовая — на протяжении всего срока деятельности предприятия. Квартальная — 5 лет. Месячная — год. Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе. Рассмотрим сроки хранения другой документации: Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке — 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет. Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ — 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате — 75 лет. Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет банковские бумаги, чеки , — 5 лет с условием регулярной ревизии. Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, — год. Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников — 75 лет. Свидетельства переоценки основных фондов, имущества — на протяжении всего срока деятельности организации. Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, — 10 лет.
В указанных обстоятельствах происходит утрата документов Архивного фонда РФ , в том числе ценных документов по личному составу. Потребность обеспечения сохранности документов обусловлена их юридической значимостью для исполнения архивными учреждениями социально-правовых запросов в целях обеспечения прав граждан и организаций. А действующие санкции статьи 13. Штрафы установят в новых размерах. Если нарушили сроки хранения в архиве бухгалтерских документов, придется заплатить: для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; для организаций — от 5000 до 10 000 рублей. Предупреждение сохранится в качестве наказания для нарушителей, совершивших проступок в первый раз. Зачем хранить Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями. За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей.
Срок хранения приказов о премировании работников
При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу учитывайте, что сроки хранения этих распоряжений различаются. В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр. Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен – в электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). В таблице – сроки хранения основных документов, которые используют в бухгалтерии. Вышеуказанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, установлен иной срок хранения. Какие сроки для хранения бухгалтерских документов и других бумаг в организации установлены Законом. Изменения вступают в силу с 17 сентября 2023 года (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Новые сроки хранения документов с 17 сентября.
Сроки хранения приказов по личному составу: разъясняет эксперт ГИТ
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг. Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа. К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились.
Приказом Росархива от 28. Приказом Минкультуры России от 31.
Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.
Запрета на их использование также не существует. Приказ о поощрении является важным бухгалтерским документом, поэтому в нем должны быть указаны установленные законом реквизиты, согласно ст. Составление приказа по унифицированной форме Т-11 Приказ о премировании денежном или ином сотрудника организации по форме Т-11 заполняется следующим образом: В верхней части документа указывают название организации и код по ОКПО. Далее прописывают номер документа и дату его составления. Вносятся сведения о поощряемом сотруднике Ф. Указывается мотив и вид поощрения. Если поощрение носит материальный характер — указывают сумму денежного вознаграждения цифрами и прописью.
Если поощрение не денежное, эту строку можно удалить из документа. Затем надо указать название документа, ставшего основанием для составления приказа представление, ходатайство, решение профсоюза и др. Приказ о денежном поощрении или ином подписывает руководитель организации. Работник, о котором идет речь в распоряжении, должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись. С приказом также должно быть ознакомлено под подпись лицо, ответственное за начисление премиальных выплат или за оформление иного поощрения сотрудника к примеру, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и т. Составление приказа в произвольной форме Для того, чтобы распоряжение имело юридическую силу, в нем следует указать следующие сведения: наименование документа; наименование юридического лица или ИП; Ф. Порядок ознакомления с приказом аналогичен приведенному выше. Обоснование: Согласно п. Заработная плата оплата труда работника в силу ст.
Материальная помощь не является обязательной частью заработной платы. Таким образом, приказы об оказании материальной помощи относятся к приказам по личному составу как документы по различным выплатам и приказы о привлечении работника к сверхурочной работе — как документы по оплате труда так как указанными приказами в том числе устанавливается размер оплаты за сверхурочную работу , хранятся 75 лет. Приказы по личному составу — их формирование и хранение Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию отличную от приказов по основной деятельности. Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда.
Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, то есть не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы 5 лет отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет?
Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия — от подшивки документов до их уничтожения. Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести. Минимальный тариф на хранение документов начинается от 2 000 рублей в месяц. Что делать с документами после ликвидации бизнеса Срок «жизни» бизнеса может быть намного меньше срока хранения документов. Если юридическое лицо или ИП ликвидируется , то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив.
Можно воспользоваться услугами любого архива — как муниципального, так и частного. При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения например, налоговую документацию. В этом случае учредители должны самостоятельно обеспечить сохранность бумаг до окончания установленного срока. Но документацию длительного срока хранения более 10 лет , а к ней, в основном, относятся кадровые документы, архив точно примет. Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации. Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. Что будет, если нарушить порядок работы с документами Некоторые бизнесмены считают, что необязательно строго соблюдать сроки хранения документов, ведь это «внутреннее дело» компании.
Но они ошибаются. При отсутствии документов, которые подтверждают верность определения налоговой базы, налоговая инспекция вправе начислить обязательные платежи расчетным методом пп. И скорее всего — этот расчет окажется не в пользу бизнесмена. Ведь предоставить документы на вычеты по НДС, подтверждение расходов по налогу на прибыль и т. В результате придется уплатить в бюджет доначисленные налоги, а также пени и штрафы. Помимо налоговых санкций бизнесменам нужно будет оплатить штраф и за само отсутствие документов. Если не предоставлены сведения, необходимые для налогового контроля, то штраф составит 200 рублей за каждую форму ст. Ответственное лицо заплатит от 300 до 500 рублей ст.
Кроме того, на ответственное должностное лицо будет наложен штраф в сумме от 5 до 10 тыс.
Номенклатура дел в 2023 году: сроки хранения документов и новые штрафы
Одним из отличий нового Перечня является приведение сроков хранения документов по личному составу в соответствие с положениями Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". С 18 февраля 2020 года действуют новые сроки хранения документов организации. Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1). 5 л. ЭПК. (1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа. Как изменились сроки хранения документов по зарплате. Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них: при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет). В организации создают следующие приказы по личному составу о выплатах: о ежемесячном премировании, о материальной помощи, о дежурствах и работе в выходные дни, о выплатах на жилищное обеспечение и т.п. сроком хранения 75 лет в соответствии со ст.
Какие бывают сроки хранения кадровых документов
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота. Какие приказы относятся к приказам по личному составу, и как с ними работать кадровику в 2023 году. Подробная классификация, новые сроки и правила хранения, а также 10 образцов приказов по личному составу найдете в статье. Не менее 10 лет после окончания срока действия договора. Статья 452 Перечня. Договоры хранения (складского хранения). Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет.