Основные правила работы с бумажными документами отражены в законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Сроки хранения документов определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По разным видам документов установлены различные сроки хранения.
Сроки хранения документов
В организации создают следующие приказы по личному составу о выплатах: о ежемесячном премировании, о материальной помощи, о дежурствах и работе в выходные дни, о выплатах на жилищное обеспечение и т.п. сроком хранения 75 лет в соответствии со ст. Кадры, оплата труда и пособия. Справочник кадровика. Локальные нормативные акты и кадровые документы. Архивное хранение документов. Сроки хранения документов. В 2021 году действуют особые сроки хранения документов в организации. Корпоративные и правоустанавливающие документы. а также некоторые бухгалтерские хранят постоянно. В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости.
Защита документов
Для каждого вида приказов распоряжений установлены разные сроки хранения: 1. Приказы распоряжения издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов. Приказы распоряжения в обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. Группы приказов распоряжений в зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга.
Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам распоряжениям отдельно в пределах каждой группы. Как правило, к порядковому номеру приказа распоряжения по основной профильной деятельности дополнительные буквенные индексы не добавляются. В делопроизводстве организаций имеется практика присвоения буквенных индексов к приказам распоряжениям по личному составу: 1.
Вопросы о введении при регистрации приказов распоряжений буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации. Карточки базы данных , реестры, книги, журналы регистрации тех или иных приказов распоряжений имеют аналогичный регистрируемым приказам распоряжениям срок хранения. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов распоряжений.
Такая пометка есть, к примеру, в строке со сроком хранения первичной документации ст. Но о каких проверках идет речь? Специалисты Росархива говорят, что о налоговых, но от этого не легче. Ведь выездные проверки сейчас проводятся выборочно и в исключительных случаях. Означает ли это, что большинству придется хранить ту же первичку бессрочно?
А организациям, в которых прошла выездная проверка, придется устанавливать отдельные сроки хранения для документов, которые проверили, и для всех остальных? А между тем налоговый орган, проводящий, к примеру, проверку контрагента организации, может истребовать у организации документы, относящиеся к периоду, который превышает 3 календарных года, предшествующих году истребования документов. Если установленные законодательством в частности, Перечнем Росархива предельные сроки хранения таких документов на момент получения налогоплательщиком соответствующего требования не истекли, он обязан представить истребуемые документы, иначе проверяющие могут его оштрафовать Письмо Минфина от 23. Поэтому мы попросили специалиста ФНС разъяснить, сколько же необходимо хранить документы с такой пометкой, чтобы не быть оштрафованными ИФНС. Однако не стоит ее воспринимать буквально.
Обязанности хранить документы бессрочно в том случае, если проверка не проводилась, она не подразумевает. Соответственно, устанавливать раздельные сроки хранения для тех документов, по которым уже была проверка, и для тех, по которым проверки не было и, скорее всего, не будет в силу ограничений по глубине проверки, тоже нет необходимости. Во-первых, Налоговый кодекс обязывает хранить данные бухгалтерского и налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение лишь 4 лет подп. Во-вторых, в общем случае выездной налоговой проверкой может быть охвачен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, когда вынесено решение о проведении проверки. Соответственно, аналогичным периодом налоговый орган будет руководствоваться и при истребовании документов по встречной проверке.
Таким образом, хранить документы с пометкой «при условии проведения проверки» бессрочно с целью «не быть оштрафованными ИФНС» смысла нет. Соблюдайте установленные законодательством предельные сроки хранения документов — и проблем не будет.
С 17 сентября 2023 года начали действовать обновленные правила, по которым нужно хранить, комплектовать, учитывать и использовать архивные документы. Их утвердили приказом Росархива от 31. Коммерческие организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в положении об архиве ч. Что учесть в работе из-за новых правил, подсказала редакция «Кадрового дела». После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние.
Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание. Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему, если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты.
Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании. Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приёма дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев. Помещение для архива.
Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание ст. Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись п.
Если установленные законодательством в частности, Перечнем Росархива предельные сроки хранения таких документов на момент получения налогоплательщиком соответствующего требования не истекли, он обязан представить истребуемые документы, иначе проверяющие могут его оштрафовать Письмо Минфина от 23. Поэтому мы попросили специалиста ФНС разъяснить, сколько же необходимо хранить документы с такой пометкой, чтобы не быть оштрафованными ИФНС. Однако не стоит ее воспринимать буквально. Обязанности хранить документы бессрочно в том случае, если проверка не проводилась, она не подразумевает.
Соответственно, устанавливать раздельные сроки хранения для тех документов, по которым уже была проверка, и для тех, по которым проверки не было и, скорее всего, не будет в силу ограничений по глубине проверки, тоже нет необходимости. Во-первых, Налоговый кодекс обязывает хранить данные бухгалтерского и налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение лишь 4 лет подп. Во-вторых, в общем случае выездной налоговой проверкой может быть охвачен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, когда вынесено решение о проведении проверки. Соответственно, аналогичным периодом налоговый орган будет руководствоваться и при истребовании документов по встречной проверке. Таким образом, хранить документы с пометкой «при условии проведения проверки» бессрочно с целью «не быть оштрафованными ИФНС» смысла нет. Соблюдайте установленные законодательством предельные сроки хранения документов — и проблем не будет. На примере первичной документации это означает, что хранить ее следует 5 лет.
Этот срок установлен Законом о бухучете ст. Исключение — наличие спора. В таком случае обеспечить сохранность документов по нему надо до его разрешения на это может потребоваться больше 5 лет. Если сроков несколько, какой выбрать Не только Перечень Росархива устанавливает сроки, в течение которых нужно хранить документы. Делают это также Налоговый кодекс, Закон о бухучете и иные нормативные акты. Зачастую по одному документу есть сразу несколько сроков хранения.
Новые сроки хранения документов: что изменилось для бухгалтера и кадровика
N 558 , признан утратившим силу в соответствии с Приказом Минкультуры России от 17. N 1964. Поскольку действие Перечня распространяется на организации всех форм собственности и сфер деятельности, рекомендуем ознакомиться с данной новостью всем работодателям и кадровым специалистам. Одним из отличий нового Перечня является приведение сроков хранения документов по личному составу в соответствие с положениями Федерального закона от 22.
Любая организация, которая ведёт активную деятельность, обязана вести делопроизводство в соответствии с существующими правилами. Что это такое При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям: Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности. Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении. На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части: относящиеся к основной деятельности; В нём указаны следующие категории хранения: Основная часть деятельности фирмы. Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом. Хозяйственные и административные вопросы.
Правила одинаковые для бумажных и электронных архивов: Найти и проверить кадровые документы, которые подпадают под уничтожение. Например, в 2026 году готовим к уничтожению заявления 2020 года о переводе на сокращенный день. И обнаруживаем заявление работника с вредными условиями труда. Такой документ откладываем на хранение до 2070 года, потому что по пункту 392 Приказа 236 «вредников» хранят 50 лет. Составить протокол экспертной комиссии о возможности уничтожения электронных кадровых документов.
Нужен он, если в компании есть такая комиссия и кадровик не готов единолично нести ответственность за уничтожение не тех документов. Форма протокола свободная. Составить акт об уничтожении и уничтожить документы. Форма акта об уничтожении электронных документов. Форма акта установлена в Приложении 21 приказа Минкультуры 526 от 31.
Это может быть огонь, шредер, разрезание и т. Это связано с тем, что форма акта из Приложения 21 не предусматривает очистку носителя, а допускает только его уничтожение. Ошибки кадровиков при хранении Сроки хранения электронных кадровых документов такие же, как у бумажных, поэтому перечисленные ошибки кадровики допускают с любым форматом архива. Неправильно определяют момент, с которого считать срок хранения По закону сроки считают с 1 января года , следующего за годом завершения документа. И тут некоторые совершают ошибку.
Очевидно, что документы, перечисленные в ст. Поэтому при полистной экспертизе необходимо ориентироваться именно на вид документа, послуживший основанием к приказу по личному составу: какие-то основания могут оказаться докладными записками, заявлениями, справками, которые следует хранить пять лет. Извлечение из Перечня 2019 Если в вашей организации учреждении, компании, предприятии ведут личные дела руководителей и работников организации, тогда документы, послужившие основаниями к приказам по личному составу, логично помещать в эти дела и хранить их в течение времени работы сотрудника, и после его увольнения. Если личные дела уволенных работников передают из кадровой службы на хранение в архив организации, то эти документы основания к приказам поступят на хранение в архив организации в составе личных дел уволенных работников. При таком варианте будут соблюдены нормативные сроки хранения этой категории документов.
Необходимо помнить, что в обязательном порядке заводят и ведут личные дела муниципальных и государственных служащих. Поэтому, если в вашей организации не ведут личные дела руководителей и работников в понимании ст. То есть формировать приказы по личному составу в отдельные дела тома , а основания к ним — в отдельные. Отметим, что в текущем кадровом делопроизводстве то есть в течение делопроизводственного года приказы по личному составу можно формировать вместе, а при проведении полистной экспертизы ценности и научно-технической обработке документов нужно формировать данные документы в составе разных дел.
Сколько времени нужно хранить документы бизнеса
Не все приказы подлежат передаче в архив. По некоторым документам в зависимости от степени их значимости и ценности для компании может быть принято решение об уничтожении. Сколько хранится журнал регистрации приказов? Издание ПОД сопровождается присвоением ему номера. Для учета ответственные лица должны вести журнал: по действующим правилам, только зарегистрированные ПОД имеют юридическую силу. Отсутствие записи о ПОД в журнале регистрации ставит под сомнение его действительность, и при возникновении спорной ситуации в том числе, в случае обращения в суд документ скорее всего будет признан недействительным. Именно поэтому хранить журналы регистрации ПОД нужно не менее ответственно, чем сами приказы — на протяжении всего периода работы организации.
Как происходит смена лица, ответственного за хранение приказов по основной деятельности? По правилам делопроизводства, в любой компании обязательно должно быть лицо сотрудник организации , которое ответственно за сохранность приказов. При этом нередко возникает потребность в замене ответственного сотрудника на нового при увольнении, переходе на другую должность и т. В этом случае порядок действий должен быть таким: создается специальная комиссия; проверяется сохранность документов; оформляется акт приема и передачи всей документации включая приказы.
Таким образом, приказы об оказании материальной помощи относятся к приказам по личному составу как документы по различным выплатам и приказы о привлечении работника к сверхурочной работе — как документы по оплате труда так как указанными приказами в том числе устанавливается размер оплаты за сверхурочную работу , хранятся 75 лет. Приказы по личному составу — их формирование и хранение Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию отличную от приказов по основной деятельности. Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда. Если отпуска за вредные условия труда формируются в дела со сроком 50 лет, то такие отпуска всегда нужно оформлять отдельным приказом, то есть не должны использовать пункт «Б» в унифицированной формы Т-6 и регистрировать в журнале регистрации приказов со сроком хранения 50 лет? Что делать если все годы 5 лет отпуска оформлялись в одном приказе, используя пункты «А», «Б» и «В» формы Т-6? Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет? При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т-6. Согласно ст. Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать. Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения. Рекомендуется формировать трудовые договоры в составе личных дел работников. Будьте добры, подскажите, приказы о совмещении должностей входят в состав личного дела как и все остальные, перечисленные в ст. Приказы о совмещении профессий относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 50 лет, формируются в одном деле с приказами о приеме, переводе, увольнении. В личное дело подшиваются копии или выписки из приказов по личному составу. Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам заявление, справка о месте работы, копия паспорта работника, для предоставления мер социальной поддержки например: компенсация за проезд. Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Срок хранения — 5 лет после снятия с учета получателя социальной помощи ст. Подскажите, приказы о внесении изменений в штатное расписание где хранятся. И еще. Евгения, а какие приказы о вн, изменений в шт. Все приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности и хранятся постоянно.
Архивные документы — те, что больше не используются, но их срок хранения больше 10 лет. Такие документы должны храниться в собственном хранилище или одной из компаний, которая на этом специализируется. Когда истекает срок хранения документов, бизнес формирует экспертную комиссию, например из бухгалтера и юриста, которая отберет неактуальные документы. Затем составляет протокол заседания экспертной комиссии и акт с перечислением документов и способа уничтожения. Можно их сжечь, измельчить шредером или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Для хранения бумаг, которые не нужны в текущей работе, необходимо выделить отдельное помещение. В нем нужно установить удобные стеллажи для хранения папок и несгораемые шкафы для долгосрочного хранения или же тех документов, которые содержат конфиденциальные сведения. Шкафы, как и сам архив, закрываются на ключ, который хранится у ответственного лица. Нужно это не только для сохранности самих бумаг, но и для пресечения попыток внести в них какие-либо изменения. Документацию нужно сдать в архив в обработанном виде. Необходимо сформировать папки из однотипных документов, сшить их, составить опись и пронумеровать. После сдачи в архив недопустимо расшивать дела и доставать оттуда листы. Пользоваться можно только всей папкой, не нарушая ее целостность. Кадровые документы обычно находятся в помещении службы по работе с персоналом. Поэтому в нем нужно установить несгораемый сейф для хранения личных дел и трудовых книжек. С 2021 года начнется постепенный переход на электронные трудовые книжки. Но, скорее всего, многие сотрудники предпочтут сохранить привычные бумажные книжки. Поэтому кадровикам по-прежнему будет необходимо заниматься их хранением. Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия — от подшивки документов до их уничтожения. Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести. Минимальный тариф на хранение документов начинается от 2 000 рублей в месяц. Что делать с документами после ликвидации бизнеса Срок «жизни» бизнеса может быть намного меньше срока хранения документов. Если юридическое лицо или ИП ликвидируется , то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив. Можно воспользоваться услугами любого архива — как муниципального, так и частного. При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения например, налоговую документацию.
Номенклатура дел в 2023 году: сроки хранения документов и новые штрафы
Начинайте отсчет с 1 января 2024 года, уничтожить документ можно 1 января 2027 года, Если документ действует несколько лет, отсчитывайте срок с года, в котором последний раз применяли документ. Это правило действует для различных регламентов, положений, приказа об учетной политике и т. Отдельное правило установлено для путевых листов: Стандартный срок хранения — пять лет, отсчет с 1 января следующего года, Если водитель трудился в опасных или вредных условиях, срок увеличивается до 50 лет. Документация о спорах с налоговиками хранится в стандартные сроки — пять лет. Отсчет начинайте с момента разрешения спора. Все бухгалтерские и налоговые изменения 2024 года собрали в Высшей налоговой Академии!
Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса. Вопрос В организации создают следующие приказы по личному составу о выплатах: о ежемесячном премировании, о материальной помощи, о дежурствах и работе в выходные дни, о выплатах на жилищное обеспечение и т. Можем ли хранить основания к ним 5 лет в соответствии со ст. Или все основания к приказам необходимо хранить столько же, сколько и сами приказы? И нужно ли хранить приказы вместе с основаниями к ним? Ответ В п. Это означает, что срок хранения документов, послуживших основаниями к приказам по личному составу заявления, докладные записки, справки и др. Рассмотрим три статьи Перечня 2019, которые вы упоминаете в вопросе. Очевидно, что документы, перечисленные в ст.
После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учёт. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище. Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечёт, уничтожайте документы. Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении. Если компания прекратила с работником трудовые отношения в 2021 году, дело передавайте в архив в 2024 году. Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке. Первым листом дела поместите самый старший по дате документ. Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом. Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов.
Точка в конце заголовка не ставится. Если приказ по личному составу издается в отношении одного работника, в заголовке следует отразить его фамилию и инициалы например, «О приеме на работу Квашевич О. В случае, если приказ по личному составу издается в отношении группы работников по одному основанию, его заголовок допустимо сформулировать следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании», «О предоставлении отпуска». В ситуации, если в приказе по личному составу отражается несколько кадровых действий например, прием и перевод , его заголовок должен носить название «По личному составу». Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей п. В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа.
Новые сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2024 году
Какие сроки для хранения бухгалтерских документов и других бумаг в организации установлены Законом. Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье. Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести. Предусмотрено следующие 2 варианта. Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг – 5 лет с момента их завершения. Хранение приказов о хозяйственной деятельности фирмы должно длиться 5 лет. Если таких бумаг накапливается очень много, для удобства их делят на несколько томов. По истечении срока хранения эти приказы нужно уничтожить, составив об этом специальный акт. Приказ о поощрении, образец которого можно найти далее, относится к приказам по личному составу. Если реализация данного распоряжения связана с премированием – его надо передавать в бухгалтерию. Срок хранения приказа – 75 лет.
Срок хранения приказов по личному составу
Какие сроки для хранения бухгалтерских документов и других бумаг в организации установлены Законом. Изменения в перечне типовых управленческих архивных документов с 18.02.2020 порядок хранения приказов по личному "Кадровое делопроизвод. Для приказов по выплатам сроки хранения варьируются от 6 до 75 лет. В статье актуальные сроки хранения приказов по заработной плате и образцы на 2024 год. Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам: 1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.