Кроме того, очень часто руководитель из-за большого количества совещаний не успевает к ним готовиться и за 15 минут до начала перекладывает этот груз на подчиненных. Те вынуждены бросать все свои задачи и включаться в поиски необходимой информации. Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.
Эффективные совещания для эффективного управления компанией
Особенности дистанционных совещаний. Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Подготовка совещаний состоит из нескольких этапов. Этап 1. Четко сформированная повестка дня. После того как была определена основная цель совещания, прописывается повестка дня. Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.
Цель публичного выступления или как подготовиться к презентации
принятие решений. Цели и задачи деловых совещаний, их классификация. Этапы планирования и подготовки совещания. Роль мозгового штурма в проведении совещания. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска доклада выступающего. Два стиля проведения деловых совещаний. 5. Совместная работа: Стимуляция совместной работы коллег, создание единой позиции и достижение общих целей. Цель выступления на деловом совещании может быть исполнена в зависимости от конкретной ситуации и нужд участников совещания. Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать; Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы. Правила делового общения – нормы, стандарты, используемые в ходе общения, цель которого заключается в решении определенной задачи в сфере экономических, а также социально-правовых отношений. Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.
Правила и польза эффективной организации совещания
Уходя, поблагодарите председателя. Если вы представляете другую организацию, прощаясь, обменяйтесь рукопожатием. Некоторые особые моменты этикета на собраниях. Первый касается одежды. Одеваться необходимо так, чтобы выказать уважение к себе, к своей профессии, к своему положению и компании, которую вы представляете. Не спрашивайте о прохладительных напитках, но если их вам предложат, не отказывайтесь.
Будьте аккуратны, чтобы не залить бумаги либо окружающих. Если вам нужно выйти, негромким голосом извинитесь но помните, что стоит вам выйти, как вас тут же выберут. Таким же образом возвращайтесь. Выступление на собрании или совещании также должно удовлетворять требованиям делового этикета. Если вас просят выступить, вы должны узнать, какова цель выступления.
Если она вам не вполне ясна, попросите уточнить. Поинтересуйтесь, как будет оборудован зал для того, чтобы ваше выступление прошло максимально эффективно. Признак дурного тона — обсуждать наглядный материал, который могут увидеть только несколько человек. Помимо этого, выступая перед аудиторией, вы должны установить визуальный контакт с присутствующими. Если вам требуется время на подготовку, попросите у председателя пять минут.
Нередко оппоненты забывают о ней, что приводит к разным проблемам. Необходимо знать о должном уровне общения в деловой среде, не завышая мнения о себе. При этом важно понимать, что роль делового общения разная, если оценивать ее с точки зрения статусности собеседников. Однако общее в ней присутствует — ее важность неоспорима. Характеристика делового общения — это: Регламентированность — подчиненность определенным правилам, которые определяются видом общения, степенью официальности, целью, а также национальными, культурными традициями; Соблюдение ролевого амплуа. В разных коммуникативных ситуациях человеку приходится выступать в различной роли: начальника, подчиненного и т. Успешность деловой коммуникации определяется стратегией, тактикой, другими словами, умением четко формулировать свои цели и определять интересы оппонентов; Строгость в отношении к применению языковых средств.
Недопустимо использовать ненормативную лексику, жаргон, вести грубый разговор, что является требованием этики делового общения. Организация бизнес коммуникации При организации делового общения действуют определенные правила. Они касаются подготовки с учетом разного результата, как позитивного, так и негативного. Требуется планировать время, создать соответствующую обстановку, подготовить свое эмоциональное состояние, ознакомиться с информацией о партнере. Место общения не должно отвлекать, мешать коммуникации. При необходимости нужно предусмотреть оснащение — приготовить вспомогательные материалы, какие-то нужные документы и пр. Выбирая стратегию, тактику, следует определить направление, понять, чем можно будет пожертвовать в ходе общения.
Процесс непосредственной коммуникации необходимо начинать с установления контакта с целью добиться создания благоприятной атмосферы.
Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину дня. Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков. Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе. Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта.
Значение при проведении делового совещания играет даже тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Менеджер и совещания. Чем выше положение менеджера, тем больше времени он проводит на заседаниях. Даже на предприятиях, обладающих эффективной организационной структурой, драгоценное время самых умных руководителей зачастую теряется попусту, так как никто не учился тому, как умело проводить заседания. Несколько советов, которые, на помогают менеджерам экономить свое время. Прежде всего следует начинать с решения главного вопроса: действительно ли стоит рассматривать данную тему на совещании. В большинстве случаев главное преимущество заседаний - возможность проведения диалога между его участниками - не может быть реализовано, поскольку начальник хочет лишь передать информацию и даже не предусматривает давать ответы на вопросы собравшихся. Если вопрос не требует немедленного решения, лучше обойтись без проведения совещания. Остается довести до внимания сотрудников важную информацию либо циркулярным письмом, либо через компьютерную систему в рамках предприятия.
В этом, по-видимому, и состоит один из парадоксов работы на предприятии. Как правило, рекомендуется собирать коллектив сотрудников по трем причинам: при необходимости принятия коллективного решения вопроса, нужная для этого информация рассылается по нескольким отделам; при условии, что решение вопроса имеет значение одновременно для нескольких отделов; при условии, что для решения вопроса необходимо воспользоваться различными мнениями отдельных групп. Во всех случаях целесообразно: сообщать участникам заседания его тему, по крайней мере, за два дня до его проведения; повестку дня составлять с заранее обусловленным регламентом.
Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы. Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений.
Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала. Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которые сидят рядом.
Основные задачи совещания:
Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями. С практической точки зрения, при этом участники также хотели бы сэкономить свое рабочее время, часто бездарно растрачиваемое на заседаниях, что создает дополнительный стимул для поддержки программ совершенствования совещаний. Вопросы повестки дня совещаний На основе анализа большого числа доступных нам повесток дня и протоколов совещаний, проведенных в разное время, в различных компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок, мы установили наличие определенного множества порядка 20 общих вопросов и задач. Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки.
Частично этот список приводится ниже и может служить в качестве источника вопросов для повестки дня совещаний: Постановка целей, планирование и контроль работ, Продвижение продуктов и услуг компании, Распределение обязанностей между сотрудниками, Взаимодействие компании с внешним окружением, Обеспечение единого источника правды о состоянии дел, Обмен опытом, обучение, накопление и использование знаний, Вопросы кадров и мотивации персонала ……………………………… Взаимосвязь между процессами планирования и совещаний Есть точка зрения, что в случае хорошо поставленной системы планирования, необходимость в совещаниях, отпадает, все и так знают, кому, когда и что надо делать. Так ли это? Это не так.
Во-первых, на многих предприятиях СМБ и не только система планирования вообще отсутствует и руководство в режиме ручного управления, в т. Во-вторых, существует проблема масштаба планирования, когда с увеличением планового периода точность и реализуемость плановых заданий падает, что требует периодического уточнения планов, для чего необходимы совещания. В-третьих, уровень детализации планов, как правило, недостаточен для прямого доведения заданий до всех исполнителей, эта доводка и конкретизация осуществляется на совещаниях.
Решите, какие еще правила необходимо установить в отношении совещаний. Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме. Составьте план действий Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения. Составьте повестку дня для следующего совещания В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня.
Это займет всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания. Оцените прошедшее совещание По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи и что способствовало или мешало этому , и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно. Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского В процессе... We are sorry that this post was not useful for you!
Let us improve this post! Tell us how we can improve this post? Submit Feedback.
И не забудьте добавить к приглашению материалы предстоящих переговоров и обсуждений! Подготовка документов В советское время была не очень лестная, зато правдивая поговорка: «Без бумажки ты — букашка».
Сущая правда, если речь заходит о подготовке документов к совещанию: иначе не жди убедительного результата. Старайтесь уделять внимание не только содержанию бумаг, но и их единообразному оформлению. Придерживайтесь одного, максимально подходящего компании стиля, используйте общепринятый деловой шрифт Times New Roman или Arial. Для быстрой ориентации по тексту не пренебрегайте наглядностью подачи информации! Используйте форматирование, выделяйте заголовки, абзацы и наиболее важное курсивом, цветом, подчеркиванием и т.
А добавление в текст «где надо» таблиц, диаграмм, схем, кривых и рисунков улучшает восприятие. Будьте корректны и сдержаны в письменной речи. Не усложняйте подачу материала вычурностью слога и витиеватыми формулировками. Если необходимы иллюстрации, их стиль должен быть идентичным телу документа. Выбор помещения Само собой, оно должно отвечать санитарно-гигиеническим нормам, быть удобным и достаточно просторным.
Позаботьтесь о свежести воздуха и комфортном температурном режиме. Озаботьтесь сидячими местами и кафедрой для выступления. Подготовьте микрофоны, маркерные доски вместе с ластиками и маркерами! Проверьте его исправность и комплектацию. Для рукописных записей снабдите всех канцелярскими принадлежностями.
Лишив людей этой возможности, вы рискуете потратить массу времени на пустые разговоры из-за того, что они не владеют ситуацией или не располагают информацией, которая нужна для принятия решения. Могут также начаться споры по поводу обоснованности включения того или иного вопроса в повестку. Как избежать подобного развития событий? Есть три варианта решения проблемы. Отложить совещание хотя бы на три-четыре дня наилучшее решение. Регулярное совещание без каких-либо срочных вопросов можно вообще отменить. Использовать полученную передышку для разработки и распространения повестки и провести совещание после того, как все подготовятся к нему. Провести инструктивное совещание и рассмотреть только те вопросы повестки, которые требуют безотлагательного решения, а все остальное отложить до следующего Провести совещание, если другого выхода нет, и торжественно пообещать себе, что в следующий раз вы начнете готовить такое мероприятие заблаговременно.
Совет: Помните, на подготовку следующего совещания вам не потребуется больше времени. Подготовка займет столько же времени, только начинать ее нужно раньше. Перед проведением очередного совещания сделайте следующее: Попросите людей, располагающих необходимой информацией, заблаговременно предоставить вам соответствующие документы зачастую это можно сделать на предыдущем совещании. Подготовьте повестку за 7-10 дней до проведения совещания или за три дня в случае еженедельных совещаний , заранее отведите на это время в своем графике. При проведении регулярных совещаний подготовку повестки можно запланировать сразу до конца года. Разошлите повестку со всей сопровождающей документацией как можно раньше. Не забывайте, у большинства ваших коллег график работы крайне напряженный. Материалы по теме:.
7 этапов правильного совещания + вопросы для обратной связи
| Собрания с подчиненными: как проводить, примеры, задачи | В первой главе рассматривается понятие и сущность делового совещания, а также классификация и виды совещаний, которые существуют на данный момент. |
| Эффективность корпоративных совещаний | Деловые совещания играют важную роль в развитии компании. От того насколько грамотно докладчик сможет изложить свои мысли и идеи по поводу стратегии работы фирмы во многом зависит мнение коллектива и в целом настроение в компании. |
| Что обсуждать на совещаниях? | Стили проведения деловых совещаний. Менеджер и заседания: практические советы и рекомендации. |
| Чисто конкретно: как сделать совещания и планёрки более осмысленными и эффективными | Читать онлайн книгу «Online-коммуникация. Как эффективно вести совещания, переговоры, вебинары и прямые эфиры» полностью, на сайте или через приложение Литрес: Читай и Слушай. |
| itexts.net | Это определяет цели совещания; Кто и какую подготовительную работу должен вести. Порой целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д. |
ЛЕКЦИЯ 15. Подготовка и проведение деловых совещаний
В большинстве случаев докладчику приходится объединять цели выступления. Для достижения результата используйте комплексный подход: развлекайте и убеждайте; информируйте, развлекая; совмещайте этикетное выступление с информированием и т. При постановке цели не обходите вниманием некоторые нюансы, которые помогут вам лучше понять аудиторию, ее потребности и интересы. Анализируйте возраст аудитории, уровень образования слушателей, убеждения людей. Чтобы достичь цели, старайтесь: направить максиму усилий и стремлений на достижение результата; оценивайте условия и состояния, которые приведут вас к ожидаемым действиям. Пусть цель станет источником мотивации Цели в публичном выступлении очень важны, так как они напрямую влияют на итог мероприятия.
Правильно сформировав цель, вы получите мощную мотивацию, которая будет стимулировать вашу самоорганизацию. Вы одновременно задействуете бессознательные и сознательные ресурсы. Ваша цель — «мишень» в выступлении, попав в которую сможете достичь ожидаемого эффекта. Если вы освоите все секреты публичного выступления, то сможете достигать главных его целей: нравиться людям; укреплять доверие к товарам и услугам; добиваться повышения уровня продаж; преподносить интересную или полезную информацию.
Вызывает сочувствие человек, который долго пробивается к трибуне, получает, наконец, свои десять минут, что-то сумбурно доказывает, а услышав, что его время истекло, кричит: "Так я же не сказал, что хотел! Я вижу вас голыми: как подготовиться к презентации и с, блеском её провести. Выбор цели и основной идеи выступления определяет стратегию всей дальнейшей работы. Этот военный термин очень точно отражает суть проблемы: неверна стратегия - словесные залпы окажутся холостыми. Стратегию выступления удобно сформулировать одной фразой, которую называют задачей выступления некоторые авторы предпочитают выражение "целевая установка". Формулировка задачи выступления содержит его цель и основную идею.
Например: "Рассказать о том, что... Задача выступления - удовлетворить потребность аудитории Р. Хофф описывает такой случай: "Как-то я спросил одного своего бывшего начальника, для чего он подготовил речь, которую собирается произнести. Он сказал: "А, я просто хочу освежить им мозги". Только мало кто сидит и ждет, когда ему освежат мозги. Люди рассчитывают, что вы сообщите им какую-нибудь мысль, которая может оказаться им полезной... Это можно проиллюстрировать на таком примере. В районе открылась юридическая консультация, обслуживающая частные фирмы. Ее руководителю представилась возможность выступить на совещании, где собрались директора фирм. Цель выступления - проинформировать аудиторию о появлении юридической консультации.
Основная идея выступления - существует такая-то служба, услуги которой могут вам понадобиться. Задача выступления - рассказать о том, что в районе появилась полезная собравшимся служба. Представим теперь сотрудника юридической консультации в кабинете директора фирмы, который уже знает о существовании консультации и ее услугах. Задача "выступления" юриста - убедить собеседника в том, что пользоваться услугами консультации удобно и выгодно. В кабинете директора фирмы, имеющего печальный опыт сотрудничества с какой-то юридической службой, сотруднику консультации придется поставить себе цель переубедить потенциального клиента. Он построит свое выступление вокруг следующей идеи: "Сотрудничество с нашей организацией заставит вас забыть неудачу. Мы работаем по-другому, и нам можно доверять". Я вижу вас голыми: как подготовиться к презентации и с блеском её провести. Зависимость основной идеи выступления от характера аудитории Блюдо условно - с овощами символизирует тему выступления. Блюда разное содержание выступлений подаются разными ложками для каждого выступления - своя основная идея, которой подчинен план.
Когда выбран аспект рассмотрения темы, установлены цель и основная идея выступления для конкретной аудитории, можно наметить его предварительный план и приступить к подбору материала. Выступление без плана можно сравнить с путешествием без карты - неизвестно, куда можно прийти. Хорошим считается такой план, который полно и последовательно раскрывает тему, позволяет слушателям без труда понять логику изложения, облегчает изложение материала. План выступления составляется заранее. В процессе работы над темой он корректируется, и окончательный план может значительно отличаться от предварительного. Цель информационных выступлений - показать сущность какого-то предмета или явления, то есть раскрыть содержание понятия, будь то более эффективный метод работы, новый вид услуги или деятельность фирмы. План такого выступления должен подчиняться логическим правилам деления темы на вопросы см. Информационные выступления могут происходить на трех уровнях. Выбор того или иного уровня определяется целесообразностью и характером аудитории. В ряде случаев достаточно простое информирование - описание того, что собой представляет данное явление или предмет ответ на вопросы: что?
Более высокий уровень - комментирование - толкование, объяснение явления или ситуации ответ на вопросы: как, каким образом? Наконец, высший уровень - анализ, разбор явления или проблемы ответ на вопросы: почему? Закономерно или случайно? Положительные и негативные стороны? Что из этого следует? Анализ и последующий синтез позволяют подвести слушателей к практическим выводам. План выступления, содержащего анализ проблемы, в этом случае будет включать: 1 описание самой проблемы или явления; 2 причину возникновения проблемы или явления; 3 связь этого явления с другими, закономерно оно или случайно; 4 взаимосвязь и взаимодействие различных сторон этого явления; 5 перспективу развития явления или разрешения проблемы; 6 практический вывод или предложение. Напомним, что в выступлениях, носящих убеждающий характер, вслед за информированием должна идти аргументация; а если нужно переубедить слушателей, то и опровержение противоположных взглядов. Только после этого слушатели придут к выводу о пользе или значимости данного явления и смогут принять решение о необходимости действий. На деловых совещаниях нередко приходится выступать с предложением об улучшении работы отрасли или предприятия.
Сопер рекомендует следующую схему такого выступления. Существующее положение дел требует определенных перемен. Суть моего предложения по улучшению работы отрасли предприятия состоит в следующем. Мое предложение приведет к таким-то положительным изменениям. Возможные отрицательные последствия моего предложения и как их можно избежать. Насколько выполнимо мое предложение. Что нужно сделать, чтобы его реализовать. Можно предположить, что изложение по такой схеме, сделанное увлеченно, грамотно, живым языком, вызовет встречный энтузиазм. С подбора материала по предварительному плану начинается непосредственная подготовка к выступлению. Основное содержание делового выступления обычно составляют собственные соображения по проблеме.
Но нередко приходится привлекать газеты, книги, журналы, документы. Можно использовать и информацию о деятельности других фирм, ссылаться на опыт отечественных и зарубежных партнеров. Подобрав литературные источники, не спешите делать выписки из того, что ближе под рукой. Рекомендуем следующие этапы работы с литературой. Его итог - список литературы. Досконально проработать всю имеющуюся литературу по теме невозможно, да и не нужно. Чтобы отобрать самые подходящие книги, следует познакомиться с их аннотациями, прочитать предисловие, просмотреть оглавление, первую и последнюю главы, обратить внимание на язык изложения. Составление списка литературы поможет потом делать ссылки. Его итог - разметка материала в разных книгах. Это внимательное чтение выбранных книг, чтобы определить, в каком источнике, на каких страницах можно найти нужный материал.
В процессе ознакомления с литературой предварительный план, как правило, уточняется. Разметка материала осуществляется с помощью закладок или другими способами. Его итог- выписки из книг по вопросам предварительного плана. Основополагающие работы по теме выступления рекомендуется проработать полностью, делая выписки. Выписки из литературных источников не всегда должны быть дословными.
Миф противоборства. Переговоры — это конфликт и противоборство сторон. В переговорах, как в спорте, побеждает только одна сторона. Одно из ограничений успешных переговоров — это представление о том, что только одна сторона может выйти победителем: либо «моя», либо «чужая». Люди часто не осознают, что в большинстве случаев можно найти решение, выгодное обеим сторонам. В результате враждебность сторон по отношению друг к другу нарастает, в том числе из-за применения угроз и неспособности наладить коммуникации. На самом деле переговоры — это поиск компромисса. Это процесс разрешения конфликта, при котором конфликтующие стороны обмениваются уступками по различным вопросам в соответствии со своими различными интересами. При этом каждая из сторон уступает больше всего по тем пунктам, которые для нее малозначимы, но важны для другой стороны. Демонстрация готовности пойти на уступки по непринципиальным для вас вопросам, но в то же время жесткое отстаивание своих главных интересов — вот самая эффективная тактика. Миф грубой силы. Чтобы достичь успеха, нужно посильнее «нажать» на партнера тактика грубой силы. Такие переговоры становятся похожими на армрестлинг, когда партнеры вначале присматриваются друг к другу, чтобы, уловив момент, «нажать» как следует. На практике такое давление встречается очень часто. Его очень любят применять поклонники модного нынче подхода «бизнес в стиле танк». Действительно, иногда это срабатывает. Например, в ситуации значительного перевеса сил, когда на стороне одного из участников политическая власть, значительные финансовые, юридические или административные возможности повлиять на партнера и т. В таком случае сторона, имеющая решающий перевес, выдвигает свои условия, одновременно предупреждая, что дальнейшее обсуждение бесполезно. Но в большинстве случаев стороны не могут жестко диктовать друг другу условия, поскольку находятся в отношениях взаимозависимости. Если же наблюдается резкий дисбаланс сил — это уже не переговоры, это — шантаж. Да и на практике тактика ультиматумов обычно провоцирует яростное сопротивление. Уязвленная противоположная сторона начинает всячески тянуть время и лихорадочно искать все, что может усилить собственную позицию новые ресурсы, союзников, и т. И, как правило, находит. В результате имеем постоянную эскалацию конфликта и затягивание решения проблемы. Поэтому мудрый полководец даже со врагами предпочитает быть уступчивым. Тот, кто демонстрирует грубость и твердость, погибнет раньше времени», — писал древнекитайский философ Лао-цзы. Давление и угрозы неприемлемы в переговорах. Во время переговоров нужно концентрироваться на главном, отсекая все второстепенное. Нередко под этим понимается умение «правильно» вести переговоры, не занимая время беспредметными рассуждениями. Мы стараемся направить разговор в нужное нам русло и отсекаем то, что не представляет для нас интереса. Это естественная человеческая реакция. Бывают моменты, когда необходимо придать «больше четкости» переговорам. Например, когда представитель другой стороны сознательно тянет время и употребляет слишком обтекаемые высказывания, чтобы увильнуть от ответа. Тогда его можно и нужно загнать в угол четко выстроенной цепочкой логических аргументов. Нужно организовать общение таким образом, чтобы наш визави был вынужден давать односложные ответы «да» или «нет» на интересующие нас вопросы. Но эта тактика далеко не всегда приводит к результату. Чаще она только затрудняет конструктивный диалог. Ведь то, что не представляет интереса для нас, вполне возможно является ключевым моментом для нашего визави. Люди часто проявляют предубежденность и видят только то, что хотят увидеть, а не то, что видят их собеседники. Поэтому надо уметь ставить себя на место партнера. Для того чтобы подобрать правильные аргументы в пользу своей позиции, обойти все «острые» углы, часто бывает достаточно лишь проявить внимание к, на первый взгляд, второстепенным вещам. Это позволит сконцентрироваться в разговоре на том, что же на самом деле хочет партнер. Здесь важно научиться воспринимать две стороны человеческой речи: «чисто содержательную» и эмоциональную. Если в содержании мы можем улавливать позицию партнера, которая полежит обсуждению в ходе переговоров, то эмоции подчеркивают отношение человека к тому, о чем он говорит. Именно эмоции позволяют выяснить его подлинные интересы и заинтересованность в конечном результате. А затем, располагая этой информацией, вы сможете, проявив понимание интересов и чувств собеседника, создать доверительную атмосферу в разговоре, установить личный контакт. Если это удастся, то успех переговоров предрешен. Миф «позиционной войны» Во время переговоров происходит столкновение позиций участников. В действительности происходит столкновение интересов. Одна из самых больших ошибок начинающих переговорщиков — неспособность за занимаемой позицией увидеть подлинные интересы: как противоположной стороны, так и свои собственные. При акценте на позициях утрачивается гибкость, возможность маневра. Ведь упускается из виду то обстоятельство, что желаемый результат может быть достигнут при помощи различных вариантов решений. Одно из самых главных качеств эффективного переговорщика — умение «отклеится» на определенном этапе переговоров от занимаемой позиции и перейти в стратегическую плоскость, углубиться в суть собственных интересов. Психологи называют это тактикой «Выхода на балкон», когда человек способен «свысока» взглянуть на себя и на своих партнеров. Используя ее, можно обрести поведенческую гибкость и значительно повысить результативность переговоров. Еще психологи выяснили, что непосредственные участники переговоров преуспевают в этом деле намного меньше, чем те, кто наблюдает за переговорами со стороны. Сторонние наблюдатели делают более точные оценки, чем люди, которые непосредственно ведут переговоры. Ведь те, кто находится в центре напряженной схватки, чрезвычайно заинтересованы в ее исходе. Они психологически зажаты и склонны не доверять другой стороне, что делает более трудным нахождение общих интересов и согласование позиций. Это одна из причин того, почему бизнесмены часто привлекают нейтральных посредников для разрешения коммерческих и юридических споров. Положение посредника «над схваткой» позволяет успешнее видеть и находить взаимовыгодные позиции. В любых более-менее важных переговорах с вашей стороны должны участвовать как минимум двое. Один обычно это руководитель непосредственно принимает участие в дискуссии, излагает аргументы. Другой же помощник занимает позицию стороннего наблюдателя «сидит на балконе». Он отслеживает скрытые моменты переговоров: оценивает нюансы поведения, какие интересы на самом деле стоят за занимаемой партнерами позицией, различия между тем, что партнеры говорят, и что они хотят и т. Совместный анализ полученной информации руководителем и наблюдателем бывает удивительно точным относительно характеристик участников переговоров, их демонстрируемых и скрытых намерений. Он позволяет выработать максимально эффективную позицию. Миф солидарности. На переговорах участники одной команды всегда должны демонстрировать единодушие, выступая «единым фронтом». Члены переговорной команды, разумеется, должны преследовать одни и те же интересы. Но занимаемые позиции могут весьма различаться.
На самом деле совещания могут быть похожи на первый вариант, если учесть несколько нюансов для их организации. Факт дня Покахонтас — не только героиня мультфильма Dysney, но и первая женщина, чье изображение появилось на долларах США. Другой факт Сами не до конца понимаете, зачем нужны совещания? Выделите главное Казалось бы, зачем встречаться на деловых совещаниях, если разговаривать с сотрудниками можно в общих чатах или наедине. Да, общение текстом — это быстро и удобно. Но оно не может целиком заменить встречи вживую: интонации, мимику, жесты. Встречи один на один тоже бывают эффективны не всегда. Когда информация касается всех, лучше рассказать о ней на планерке.
ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ (СОБРАНИЕ)
| Правила делового совещания | совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. |
| Цель публичного выступления или как подготовиться к презентации | Его продолжительность – не более 45 минут. Превышение этого временного лимита означает перерастание совещания в деловые переговоры. Участникам совещания объявляют его главную цель, после чего начинается информационный обмен. |
| Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами | Это определяет цели совещания; Кто и какую подготовительную работу должен вести. Порой целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д. |
itexts.net
Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов. совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Цель оперативных (диспетчерских) совещаний — получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловом совещании имеет свои особенности. Понятие и особенности деловой беседы. Деловая беседа – это особая форма коммуникации между людьми, которые наделены полномочиями и выступают от имени организаций, которые они представляют.